Personalizar o ERP ou adaptar-se a ele? Qual é sua estratégia?

Muitas customizações na solução de gestão empresarial podem ser um tiro no pé quando a empresa decide atualizar a tecnologia

Por TODD R. WEISS, DA CIO.COM
21 de julho de 2011 - 07h30

Se sua empresa optou por customizar o sistema de gestão empresarial (ERP) nos últimos anos, as futuras atualizações da tecnologia provavelmente vão ser mais difíceis. Isso porque, as mudanças geradas podem entrar em conflito com os patches do sistema. Mas, por outro lado, se a companhia estiver utilizando um ERP sob demanda com poucas personalizações, talvez não esteja usando todos os requisitos importantes para os negócios.

Então, o que o CIO deve fazer? E como descobrir o que fazer se upgrades ou substituições terão de ser realizadas?

Essas são dúvidas enfrentadas regularmente por empresas de todos os tamanhos quando o assunto é o futuro das implementações de ERP na organização, diz Rebecca Wettemann, analista de ERP do Nucleus Research Inc.

"Nós vemos mais e mais CIOs optando pela mínima customização”, afirma. "Na última rodada de implementações de ERP que as empresas realizaram, talvez há dez anos, elas optaram por efetuar diversas customizações. Mas eu diria que a maioria, cerca de 90%, está hoje fazendo o inverso. O que resulta em uma adoção mais barata. Essa movimentação torna os upgrades menos perturbadores e menos custosos”, avalia.

Parte da razão que gerou essa tendência é que os fornecedores de ERP estão agora reconhecendo que, se construir aplicações que incluem verticalização, será mais fácil para as empresas adotar a tecnologia com menos problemas e menos customizações, pontua.

"As aplicações verticalizadas" são desenhadas para indústrias específicas. Por isso, são projetadas para se encaixar em diferentes tipos de empresas. Para ajudar as aplicações se ajustarem à companhia, os fornecedores incluem componentes que os usuários podem configurar de acordo com as demandas dos negócios, sem a necessidade de escrever códigos ou efetuar uma personalização profunda.

Isso significa que as aplicações verticalizadas podem ser atualizadas mais facilmente e gerar menos problemas depois da atualização do código do sistema.

Um fornecedor que executa bem essa tarefa é a NetSuite, empresa que oferece ERP na nuvem e que permite muitas customizações nos produtos, diz a analista da Nucleus Research. Mesmo alguns dos grandes fornecedores no mercado de ERP tendem hoje a não indicar grandes personalizações.

"Se você for à Oracle, eles vão dizer para não customizar o produto", diz Rebecca. "Eles vão orientá-lo a usar um aplicativo verticalizado”, afirma. Segundo a analista, esse virou um mantra no mercado de ERP.

"O que estamos vendo são empresas dizendo ‘vamos adotar essa estratégia agora porque sempre poderemos ajustar ou alterar a plataforma mais tarde’", diz. A ideia de que o ERP é um grande curativo e que nada pode mudar depois de implementá-lo está acabando.

"Os clientes veem isso como uma jogada menos arriscada, uma maneira mais previsível para implementar um ERP e uma forma de minimizar as interrupções e os custos ao longo do tempo", avalia.

Há outros quesitos que devem ser levados em consideração, como a certeza de que encontrará um parceiro de confiança para trabalhar com você durante a atualização do ERP, aconselha.

"Eu escuto isso de muitos clientes", pontua. "No ERP, o sucesso não depende apenas do software, mas do parceiro também. E a escolha de um integrador significa encontrar aquele que tenha experiência suficiente para guiá-lo quando você quiser migrar para o modelo em nuvem ou realizar alguma personalização” afirma. “A companhia vai em busca de alguém que já tenha realizado essas atividades antes para poder ajudá-lo no sucesso da ação”, completa.

Ao decidir a estratégia de ERP, é importante ainda trabalhar com os usuários da tecnologia e ouvir opiniões.

"As pessoas estão-se tornando os proprietários das unidades de negócios e agora os usuários finais são envolvidos no processo muito mais cedo", diz ela. "Isso significa que a equipe está mais envolvida e efetuando testes de usabilidade. Isso não era tão comum há alguns anos."

Então, o que mudou?

"Hoje, os CIOs perceberam que o usuário é realmente crítico para o sucesso de uma implementação de ERP", diz Wettemann. "Se os usuários atuarem no projeto desde o início, poderão dar um feedback muito bom para que a empresa possa resolver problemas antes que eles se tornem realidade”, assinala.

Outro benefício do envolvimento dos usuários no processo é que esse sistema permite mostrar aos usuários como um aplicativo pode facilitar suas vidas, diz Rebecca. "Essa abordagem geralmente parte de CIOs que provavelmente testemunharam grandes falhas em ERPs que ocorreram devido a problemas de adoção do usuário."

É importante também, diz ela, não subestimar a capacidade tecnológica dos usuários corporativos, mesmo quando você está mostrando novas funcionalidades. "Eles estão ficando cada vez mais experientes em todos os lugares”, diz.

Conforme a organização explora suas estratégias de ERP, é uma boa ideia ainda envolver os usuários em discussões sobre os produtos e os fornecedores que a TI está considerando, afirma a analista. “Eles podem dar uma avaliação honesta com base em suas próprias experiências."

Não importa o caminho que você tome, há várias questões-chave para pensar antes de continuar, afirma Rebecca.

1. A aplicação que você está revendo já tem funcionalidades verticais e é configurável da forma que você precisa para os seus processos de negócio? Será que a tecnologia é capaz de fazer o que você deseja? Será que vai funcionar para os seus usuários?

2. O fornecedor e os parceiros têm referências de empresas e indústrias como a sua? Será que eles têm de fazer customizações em vez de simplesmente configurar? Quantas personalizações esse processo envolve?

3. Essa é uma iniciativa liderada pelo CIO ou pela área de negócios? Se você tiver um apoio empresarial forte, pode efetuar uma mudança maior no sistema de gestão, o que significa menos customização do código.

Se você optar por atualizar, personalizar, ou substituir, o ERP tem de se adequar à empresa, aos negócios e às necessidades para ser, de fato, um sucesso.

Um ponto importante para se lembrar é que você e sua empresa não estão sozinhos em suas decisões sobre o caminho que o ERP tem de tomar. Muitas organizações de grande ou pequeno porte estão passando por problemas semelhantes.

"Muitas empresas de médio porte estão optando por implementar um ERP pela primeira vez, enquanto as grandes organizações estão avaliando mudanças e atualizações", diz a analista. "No mundo Oracle, por exemplo, a maioria está em busca de upgrades nesse momento e esperando para ver o que acontece com o Fusion, geração avançada de ERP da fornecedora. No mundo SAP, não vemos novas implementações agora", finaliza.
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COMENTÁRIOS DO MAURO

Excelente artigo sobre o assunto.  Ele tem boa visão do contexto envolvido no tema Customização e traz vários pontos para debate.

Somente quero acrescentar que os pontos relacionados com a maturidade dos sistemas é fundamental nesse caso.  Muito em breve teremos realmente muito pouca necessidade de realizarmos customizações.

O posicionamento de mercado de fornecedores de ERP de grande porte, em direcionar os seus clientes para a compra de sistemas especialistas não vejo como sendo o melhor caminho no longo prazo... pode ser uma solução imediata, mas essas softhouses, que já passam por uma constante atividade de compra/fusão de empresas pode muito bem integrar aplicações, de forma nativa, aos seus sistemas.

Realmente é um excelente artigo.

Abraços;

Mauro Cesar
mauro.oliveira@vilelaleite.com.br