Por COMPUTERWORLD/EUA
29 de julho de 2011 - 08h30
Você implementou um sistema em toda a empresa e o help desk foi inundado com chamados. Soa familiar? O problema pode estar no treinamento. É natural a equipe de TI passar a culpa para os usuários finais quando sistemas novos ou atualizados causam problemas. Mas, em vez de acusar alguém, a TI deve levar em conta seus próprios erros de treinamento, aconselham os especialistas.
Um bom programa de treinamento pode ser uma vantagem competitiva, mas a gerência nem sempre está convencida dos benefícios que ele pode trazer para os negócios. As empresas ainda não valorizam plenamente essa atividade.
Gerentes de TI, instrutores internos e terceirizados, defensores do setor e acadêmicos contam quais são os cinco principais erros que os profissionais de tecnologia cometem quando treinam usuários finais.
1. Você não planejou o treinamento previamente
Os budgets de TI são examinados atentamente há anos e a verba destinada ao treinamento tem sido uma das mais afetadas. Como resultado, muitas empresas não incluem o treinamento do usuário final no custo total das implementações de sistemas e lutam por financiamentos e recursos na fase final da implementação.
Um bom programa de treinamento pode ser uma vantagem competitiva, mas a gerência nem sempre está convencida dos benefícios que ele pode trazer para os negócios. As empresas ainda não valorizam plenamente essa atividade.
Gerentes de TI, instrutores internos e terceirizados, defensores do setor e acadêmicos contam quais são os cinco principais erros que os profissionais de tecnologia cometem quando treinam usuários finais.
1. Você não planejou o treinamento previamente
Os budgets de TI são examinados atentamente há anos e a verba destinada ao treinamento tem sido uma das mais afetadas. Como resultado, muitas empresas não incluem o treinamento do usuário final no custo total das implementações de sistemas e lutam por financiamentos e recursos na fase final da implementação.
É consenso na indústria que um bom programa de treinamento deve somar de 10% a 13% do gasto total do orçamento, mas a maioria das empresas subestima o custo e os recursos.
2. Você não está em linha com o público-alvo
Para que qualquer tipo de treinamento seja eficaz, não basta o instrutor ter domínio do material. Ele também precisa estar apto a se conectar com o público e apresentar informações de maneira interativa e envolvente. O problema é que os profissionais de TI não são conhecidos por apresentar uma capacidade de comunicação fantástica e habilidades de gerenciamento “soft”.
Instrutores com fortes habilidades de comunicação são mais capazes de passar o treinamento para os usuários. Os profissionais de TI, por outro lado, podem estar tão à vontade com o assunto que correm o risco de apresentar o material de maneira excessivamente detalhada e técnica ou, ao contrário, simplificá-lo demais.
3. Você não seguiu modelos de treinamento padrões
Treinar uma comunidade de usuários vai muito além de mostrar a eles como utilizar uma nova área de trabalho ou realizar um relatório específico. Upgrades de sistemas importantes significam uma grande reviravolta no modo como os usuários trabalham e o treinamento de tecnologia deve ajudá-los a abraçar essas mudanças.
2. Você não está em linha com o público-alvo
Para que qualquer tipo de treinamento seja eficaz, não basta o instrutor ter domínio do material. Ele também precisa estar apto a se conectar com o público e apresentar informações de maneira interativa e envolvente. O problema é que os profissionais de TI não são conhecidos por apresentar uma capacidade de comunicação fantástica e habilidades de gerenciamento “soft”.
Instrutores com fortes habilidades de comunicação são mais capazes de passar o treinamento para os usuários. Os profissionais de TI, por outro lado, podem estar tão à vontade com o assunto que correm o risco de apresentar o material de maneira excessivamente detalhada e técnica ou, ao contrário, simplificá-lo demais.
3. Você não seguiu modelos de treinamento padrões
Treinar uma comunidade de usuários vai muito além de mostrar a eles como utilizar uma nova área de trabalho ou realizar um relatório específico. Upgrades de sistemas importantes significam uma grande reviravolta no modo como os usuários trabalham e o treinamento de tecnologia deve ajudá-los a abraçar essas mudanças.
“Os usuários precisam se sentir à vontade com a mudança – precisam saber o que está acontecendo e de que maneira isso afeta seu trabalho", um conceito ao qual a comunidade de treinamento se refere como “prontidão organizacional”. A equipe de TI, normalmente, não considera a prontidão organizacional como parte do treinamento.
4. Você está treinando fora do contexto do negócio
É preciso ensinar aos usuários como empregar a tecnologia para ampliar os modelos de trabalho tradicionais. Para isso, os instrutores de TI precisam entender a operação de uma função de negócios específica, como o marketing.
5. Você se esqueceu de fazer parcerias com o negócio
Tendo em vista que grande parte do que constitui um bom treinamento vai além do domínio de TI, é vital que o departamento de TI estenda a mão. Os departamentos de recursos humanos são candidatos para o estabelecimento de parcerias que podem ajudar a área a colocar em seu currículo as metodologias de ensino formais e o contexto de negócios.
4. Você está treinando fora do contexto do negócio
É preciso ensinar aos usuários como empregar a tecnologia para ampliar os modelos de trabalho tradicionais. Para isso, os instrutores de TI precisam entender a operação de uma função de negócios específica, como o marketing.
5. Você se esqueceu de fazer parcerias com o negócio
Tendo em vista que grande parte do que constitui um bom treinamento vai além do domínio de TI, é vital que o departamento de TI estenda a mão. Os departamentos de recursos humanos são candidatos para o estabelecimento de parcerias que podem ajudar a área a colocar em seu currículo as metodologias de ensino formais e o contexto de negócios.
Interagir com a comunidade de usuários é outra boa opção.
A TI pode fazer a implementação em fases para usuários com mais facilidades e, depois, capitalizar feedback e expertise desse grupo para passar o treinamento para os demais usuários. Esse grupo tende a se apoiar pesadamente em tecnologias web 2.0 como blogs e wikis, soluções que podem desempenhar papel importante no treinamento de tecnologia, dizem especialistas.
A TI pode fazer a implementação em fases para usuários com mais facilidades e, depois, capitalizar feedback e expertise desse grupo para passar o treinamento para os demais usuários. Esse grupo tende a se apoiar pesadamente em tecnologias web 2.0 como blogs e wikis, soluções que podem desempenhar papel importante no treinamento de tecnologia, dizem especialistas.
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COMENTÁRIOS DO MAURO
Certamente estamos falando aqui de um dos ítens mais importantes do sucesso de um ERP. A maioria das softhouses e dos integradores ainda não estão bem preparados paraexecutar de forma apropriada os treinamentos inerentes ao projeto de forma integrada.... conceito, processo e execução
Num primeiro momento parece ser uma questão de incompetência, mas percebi nessa minha caminhada pelo setor que as pessoas/empresas envolvidas até teriam capacidade para se preparar e executar bons treinamentos mas, para conseguir vender o projeto elas reduzem muito os seus custos e colocam nessa função pessoas não tão boas quanto deveriam ou ainda assumem que a sua responsabilidade é de apenas treinar os usuários no sistema... o cliente é que tem a responsabilidade sobre como aplicar e ele não foi contratado para isso.
Ainda vamos ver muitas ações de crescimento nesse sentido.
Mãos e Mentes a Obra!!
Abraços;
Mauro Cesar
mauro.oliveira@vilelaleite.com.br
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