Existe um software jurídico ideal?

Quando fazem esta pergunta, todos se questionam o mesmo: Querem um software completo, que faça mais do que controlar processos, que organize o escritório, faça gestão, esteja totalmente preparado para o processo eletronico, enfim, que salve o escritório do caos.

Ledo engano.

Antes de qualquer software poder auxiliar o seu escritório em soluções de gestão, há a necessidade de gestão do seu negócio.

Como assim?

Qualquer software possui inúmeras qualidades, principalmente de gerenciar informações, oferecer respostas rápidas (desde que bem cadastrado), extrair relatórios, etc. Todavia, para um escorreito funcionamento, temos que ter em mente que os dados (informações) a serem cadastradas precisam ter uma lógica, um padrão.

Para se chegar a este padrão de cadastramento, precisamos conhecer o software antes de implementá-lo, suas funcionalidades, possibilidades e custos reais de implantação para fazer uma análise de custo versus benefício.

Alguns mitos que existem em relação a softwares jurídicos:

Software completo

Todos os representantes dizem que seus softwares são os mais completos do mercado, que fazem tudo que um escritório precisa. O que ninguém conta é que o software faz tudo que foi programado para fazer e sem uma análise profunda, não há como saber se um determinado produto é ou não adequado a sua realidade.

O software pode ter inúmeros recursos, que de nada adiantarão se você não souber usá-los e/ou eles não forem necessários ao seu negócio.
Antes de adquirir um software faça as seguintes perguntas:

Qual a minha área de atuação?

Dentro da minha área, quais as necessidades de informação que serão úteis aos meus clientes?

Tenho como cadastrar e acessar estas informações cadastradas em qualquer lugar ( inclusive num celular)?

O software gerenciará quais áreas do negócio (processos, finanças, gestão eletronica de documentos, etc)?

Posso investir no produto ideal agora ou tenho outras prioridades?

Enfim, antes do software, pense muito mesmo em gestão.

Controle de processos versus controle do escritório

Temos uma grande confusão neste tópico. Muitos pensam que ao controlar processos estarão controlando seu escritório. Um engano perigoso.

Na profissão de advogado, controlar processos faz parte. Isto mesmo, apenas uma parte. O advogado pode e deve ser parte de negócios de seus clientes, deve auxiliar nas tomadas de decisão, agir preventivamente. A parte processual é necessária, mas não a única que ele tem como objetivo para o seu trabalho.

Se não é o seu único escopo, porque transformar o seu escritório apenas num controle de processos?

Não! Temos que gerenciar o financeiro (contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, centros de custo, etc), a gestão eletronica de documentos (digitalizar tudo, desde contratos, contas, peças processuais, etc), relacionamento com o cliente ou prospects (gerenciar a comunicação com os clientes ou prospects do escritório), entre outros.

Se você acha que nenhum software jurídico faz isto, está por fora. Muitos no mercado já estão preparados para auxiliar o seu escritório na gestão dele de maneira geral e não apenas processual.

Não se iluda apenas no controle processual, afinal, gestão tem que ser completa para ser eficiente.

Implementação do software

Neste quesito muitos escritórios perdem dinheiro. Justamente por pensarem que ao comprarem um software terão todos os seus problemas resolvidos, eles deixam na mão de pessoas que implementam o software decisões fundamentais do seu negócio.

Não faço nenhum desmerecimento aos consultores e profissionais de TI que implementam softwares, todavia, pouquíssimos se preocupam efetivamente com a gestão do negócio. Sua real preocupação é com o sucesso da implementação, ou seja, se todas as funcionalidades do seu produto estarão prontas para o escritório. Como o escritório irá usar a informação e gerenciar a si mesmo, não é seu problema.

Este é o grande problema, na verdade. Antes de implementar qualquer software há uma necessidade enorme de gestão. Precisamos conhecer as rotinas, verificar se elas estão adequadas a realidade do escritório hoje a sua realidade daqui a um ano. Precisamos conhecer o software para pensar nos controles que ele tem e como ele poderá auxiliar na gestão do negócio. Depois disto construído, o pessoal de implemantação vem treinar, implementar os relatórios e controles conforme a gestão já determinou e assim por diante.

Em bom português: O software vai trabalhar para o escritório e como o escritório quer o controle, e não o mesmo determinado o que pode ou não ser feito. Lembre-se: Você está pagando. Você manda no que quer no produto ou não.

Preparação para processo eletrônico

Já vi representantes de software alardearem no mercado que seus produtos estão adequados ao processo eletronico. Bobagem. Hoje, nenhum software jurídico está completamente preparado para o processo virtual.

Uma razão é preponderante para isto: Todo o cerne do judiciário brasileiro é lastreado através das notas de expediente. Como no processo eletronico não há intimação através do diário oficial, porque o advogado se intima dentro do processo eletronico, o software não tem como advinhar onde o advogado se intimou (qual processo, que dia, etc).

Diante disto, a palavra gestão é primordial: É fundamental que se crie procedimentos internos de intimações no processo eletronico e lançamentos no software de gestão do escritório para que o controle possa ser único e sempre disponível. Ter planilhas no excell, mais alguns arquivos no word e um software para quando alguém lhe pergunta de um processo ter que procurar em três lugares diferentes é um absurdo e um contrasenso em termos de gestão.

Quer se preparar para o processo virtual? Veja se o seu software é simples no agendamento de compromissos e prazos, bem como se ele tem um módulo de Gestão Eletronica de Documentos, o famoso GED. Estes passos já dão o início de que com gestão aplicada as rotinas do negócio, há possibilidade de gerenciar o processo eletronico.

Ser ou não ser pela internet (software web)

Algumas pessoas tem medo, outras preconceito, outras falta de conhecimento sobre softwares pela internet. Minha posição é totalmente a favor. Eles tem mais benefícios que prejuízos (se é que existem) ao meu ver.

Podem ser acessados de qualquer lugar, até de um celular. Informações, peças processuais, sentenças, tudo ao alcance de uma lan house. Segurança? Muita. Eles investem pesado para ter segurança das informações. Aliás, investem muito mais que qualquer escritório iria investir, pois o negócio deles é tecnologia e do escritório jurídico, advocacia. Cada um sabe bem o que faz.

Neste ponto penso que o fundamental é sentir-se seguro em relação a decisão. Analise suas necessidades, pense e pesquise a respeito. Melhor um software não web mas usado por todos, do que um web que ninguém usa por medo.

Enfim,
Existe um software jurídico ideal?
Claro que sim. Mas, não depende do software, depende exclusivamente de você.
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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Diretor da Consultoria GestaoAdvBr
www.gestao.adv.br | blog.gestao.adv.br | gustavo@gestao.adv.br

Advogado Digital... nossa nova coluna no Espaço ERP

Pessol

É com muita satisfação que inauguro a coluna Advogado Digital aqui no nosso Espaço ERP.

Ela será desenvolvida pelo consultor Gustavo Rocha, que é um advogado especializado em processos gerenciais da área jurídica e sistemas de informações, e o foco será de uso de ERP tanto na gestão da advocacia de empresas/governos quanto para escritórios jurídicos.

Gustavo, seja bem-vindo ao seu Espaço... mãos e mentes a obra, porque você tem muto trabalho a frente.

Abraços;

Mauro Cesar
Gestor do Espaço ERP
mauro.oliveira@vilelaleite.com.br

CASO: Aplub: R$ 1,5 mi em ERP próprio

Gláucia Civa - quinta-feira, 17/02/2011 - 15:35

Na sexta-feira, 11, a Aplub virou a chave para um novo ERP, o SGA – Sistema de Gestão da Aplub.

O software foi desenvolvido internamente, em um projeto de R$ 1,5 milhão que exigiu, nos últimos três anos, o trabalho de dez colaboradores, dedicados ao projeto durante 160 horas/mês.

O sistema, criado sobre plataforma .Net, SQLServer e ferramentas Microsoft,substitui o Plenus, programa de gerenciamento interno que a companhia utilizava há cerca de 20 anos sobre mainframe da Unisys.

“Com a atualização, vamos economizar uma média de R$ 20 mil por mês”, explica o gerente de TI da Aplub, Régis Bauer.

A redução de custos, segundo o executivo, vem em parte do fato de que no mainframe os softwares são locados – fator que também prendia a empresa no quesito de atendimento a demandas específicas de seu segmento de atuação, o previdenciário.

“Por exemplo: em algumas parcerias nossas, os usuários do sistema fazem inclusões de dados na ponta, e a solução antiga não atendia ao gerenciamento disso. Com o novo sistema, resolvemos esta questão”, afirma o gestor de TI.

Essa e outras: o SGA permite administrar todo o operacional da Aplub, desde a comercialização dos produtos e serviços à entrega dos mesmos.

A ferramenta só não faz a gestão de RH, que fica com software da ADP; e de contabilidade, que vai de Totvs. Entretanto, as duas interfaces são integradas ao novo ERP.

Porém, mudar uma cultura de 20 anos não é bem assim.

Sabendo disso, Bauer e seu time de TI, formado por 25 pessoas distribuídas em suporte, produção e desenvolvimento; trabalharam no último ano em uma “rotina de sincronismo”, ou seja, permitindo o uso, na empresa, do antigo e do novo sistema de gestão em paralelo.

Também houve treinamento direto dos colaboradores, que segundo o gerente de TI têm se adaptado bem à ferramenta, acessível via Internet.

“Este é um momento especial para a empresa, pois proporciona racionalização e automatização de nossos processos operacionais, garantindo sustentação para inovações comerciais. Teremos mais flexibilidade para montar operações junto aos parceiros de negócios”, comemora Bauer.

E depois de três anos de trabalho, com o SGA já rodando, a TI da Aplub se prepara para um 2011 de merecido... Trabalho! A equipe se prepara para os investimentos que a companhia projeta fazer em infraestrutura, envolvendo aumento da capacidade de armazenamento e redundância, além de nobreaks.

Também está no foco da TI da empresa para este ano um upgrade na parte de segurança, que hoje é baseada parte em Microsoft, parte em software livre.

“A atualização desta área vai passar não só pelos sistemas, mas também e principalmente pela mudança de processos, de políticas de segurança. Queremos adotar procedimentos que nos permitam proteger os dados mesmo que hackers consigam passar pela parte técnica”, conta Bauer.

Outro investimento previsto pela Aplub para a área de TI em 2011 é a reavaliação de processos de gestão operacional, com base em um novo workflow.

Sediada em Porto Alegre, a Aplub atua nas áreas de previdência privada, seguros e capitalização. O grupo conta com mais de 50 mil associados e emprega 190 colaboradores.

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COMENTÁRIOS DO MAURO

Esse é um dos poucos segmentos do mercado nacional de ERP que ainda vejo com bons olhos o desenvolvimento sob encomenda com total abrangência.... ainda não temos produtos maduros com ampla aderência nesse segmento.

Aparentemente a Aplub teve cuidado com o seu processo de desenvolvimento, investindo recursos num período de tempo satisfatório para um projeto como esse, mas nesses casos, sempre fico atento aos seguintes pontos:
=> Como fazer atualizações constantes no sistema para atender as legislações e as necessidades dos usuários?
=> Ficar atento ao mercado para saber como as melhores práticas estão se desenvolvendo, e transferir isso para o sistema.

Eles estão envolvidos num projeto muito interessante e desafiador.

Sucesso!!!

Mãos e Mentes a Obra!!!

Mauro Cesar Leite de Oliveira

Cel.: (21) 9496-7383 // (51) 8233-9665

E-mail: mauro.oliveira@vilelaleite.com.br

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