ERP em Gotas: Gota 260: 27/06/2012

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Com um pouco de técnica, qualquer um pode verificar potencialidades de melhorias em qualquer processo, em muitas empresas com algum sistema da qualidade, tem processos de melhorias contínuas institucionalizados e com foco em processos operativos... por que não desenvolver ações institucionalizadas de melhorias contínuas dos ERP implantados? Algumas empresas até realizam isso, mas ainda é a minoria.  Erosão de uso, inadequação do sistema com as evoluções da empresa, mudanças legais e tributárias não contempladas adequadamente, e muitos outros problemas poderiam ser evitados com essa ação.  Apenas com base na minha experiência, posso afirmar que as perdas (ou a falta de ganhos) na pósimplantação dos ERP no Brasil pode chegar a bilhões de reais por ano... quanto a sua empresa está perdendo/deixando de ganhar por não evoluir o seu ERP?
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Mauro Cesar
mauro.oliveira@vilelaleite.com.br

ERP em Gotas: Gota 259: 26/06/2012

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Mesmo com a evolução dos ERP ainda é muito difícil para as empresas saberem exatamente os custos das suas operações e dos seus produtos.  O modelo de Custo Baseado Por Atividade (Custo ABC) pode, em muitos casos, ser tão oneroso que não valha a pena e ainda vemos muitos casos onde as pessoas responsáveis por essa atividade não tem o embasamento teórico para explorar os recursos que o ERP trás para ajudá-lo no dia-a-dia. Nesse momento, em prol da relação custo x benefício na obtenção e tratamento das informações, você deve definir e aceitar uma cota de informação imprecisa sobre o custeio que seja administrável.... como fazer isso? Essa pergunta vai depender das características da sua empresa e da sua forma de administrar, mas te adianto que muita gente... muita mesmo... ainda não sabe como respondê-la.
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Mauro Cesar

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ERP em Gotas: Gota 258: 25/06/2012

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Hoje eu fiquei com muita vontade de ouvir música o dia inteiro, e depois de um certo momento o meu lado consultor começou a imaginar sobre como o mercado da músical foi transformado pelas tecnologias lançadas e tudo que está envolvido na sua gestão e claro, pensei em ERP.  Estamos vendo um mercado musical mais maduro, transformado pelas oportunidades e os riscos de não obtenção de receitas pelas velhas formas de trabalho. O foco é integração, ecossistema e criatividade: shows, CDs, DVDs, Vídeos na Web, processos criativos, rádios (convencionais e pela web), entrevistas, apresentações... tudo isso implica em interação entre várias empresas e artistas (que estão muito profissionalizados no que tange a gestão).  Eu te desafio a pensar: quais são os pontos relativos a ERP envolvido no segmento musical? Qual o ecossistema que você participa e o que isso impacta no seu ERP? Pense!!!!
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O SLA e você

SLA é uma sigla em inglês de Service Level Agreement, ou seja, acordo de nível de serviço. A Wikipédia traz uma boa definição:

Um Acordo de Nível de Serviço (ANS ou SLA, do inglês Service Level Agreement) é um acordo firmado entre a área de TI e seu cliente interno, que descreve o serviço de TI, suas metas de nível de serviço, além dos papéis e responsabilidades das partes envolvidas no acordo.
(...)
É um erro comum referir-se ao contrato firmado entre a organização e seu fornecedor externo de TI como um ANS. Na verdade, aquele documento, de aspecto mais formal, é o Contrato de Apoio (do inglês Underpinning Contract), que também pode e deve envolver a definição de níveis de serviço, mas não configura-se um ANS propriamente dito.
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Acordo_de_n%C3%ADvel_de_servi%C3%A7o

Já percebemos que este acordo de nível de serviço é um acordo entre o TI e o departamento interno, mensurando tempo de trabalho, retorno, qualidade a ser recebida, quem faz o que, entre outros.

Agora, vamos pensar as regras que pressupõe um SLA podem - e devem - ser amplamente utilizadas em todas as áreas, inclusive com externos e mais, até mesmo na vida pessoal.

Como assim?

Requisitos básicos - entre outros - de um SLA:

- Mensuração de resultados;

- Tempo de atividade a ser desenvolvido;

- Responsáveis pela atividade e seu envolvimento;

- Qualidade do trabalho a ser entregue;

- Ferramentas envolvidas;

Vamos imaginar outra atividade: Controle de atividades de um escritório terceirizado.

Podemos aplicar um SLA? Claro que sim!

Precisamos mensurar resultados, ver o tempo de atividade para poder precificar, qualidade dos responsáveis e do trabalho, ferramentas que o escritório possui para o resultado que queremos, enfim, o SLA é uma excelente ferramenta para outras atividades também, principalmente porque exige três características fundamentais em qualquer relação de trabalho:

* Prazo;
* Quem irá fazer;
* Como será controlado tudo isto;

Se você pensar nestas três premissas no seu dia a dia e até mesmo na sua vida pessoal, as coisas começarão a acontecer de uma maneira mais direta, objetiva e principalmente organizada.

Pense no SLA e suas ideias em qualquer atividade interna do seu departamento jurídico. Todos precisamos de prazos, pessoas envolvidas e maneiras de controlar isto.

Se isto ainda não faz parte da sua vida, abra os olhos! O controle, gestão e tecnologia são realidade das empresas que dão certo.

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr
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ERP em Gotas: Gota 257: 18/06/2012

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Um dos pontos fundamentais para as softhouses/integradores e para os clientes de ERP é saber as tendências que estão movimentando esse mercado. Muitas coisas estão promovendo revoluções no uso do ERP e para muitos negócios são impactantes, mas ainda vejo as ações básicas como sendo as mais importantes a serem dedicados investimentos... Facilidade na implantação, mobilidade no uso do ERP, flexibilidade nos processos, facilidade na geração de análises, grande dinâmica no acesso e na manipulação dos dados e aderência total as necessidades são, ao meu ver, os pontos de convergência de esforços que todos terão, seja em projetos novos, desenvolvimentos e ERP já consolidados/implantados.
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Mauro Cesar
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Para quê complicar se você pode simplificar?

Reli recentemente esta fábula, que fala um pouquinho de como as coisas às vezes ocorrem no mundo corporativo.

Quando tudo está funcionando bem, criam-se novas unidades, novas gerências, novos cargos e, um empregado ou unidade que se desenvolviam a contento passam a ser desconsiderados quando a rentabilidade cai. E nessas horas, muitas vezes não se analisa a superestrutura criada, e a culpa toda recai sobre o empregado ou unidade, que primeiramente davam um retorno satisfatório.

Aproveitem a leitura!

Todos os dias, uma formiga chegava cedinho ao escritório, e pegava duro no trabalho. A formiga era produtiva e feliz.
O gerente marimbondo estranhou a formiga trabalhar sem supervisão. Se ela era produtiva sem supervisão, seria ainda mais se fosse supervisionada. E colocou uma barata, que preparava belíssimos relatórios e tinha muita experiência, como supervisora. 
A primeira preocupação da barata foi a de padronizar o horário de entrada e saída da formiga. Logo, a barata precisou de uma secretária para ajudar a preparar os relatórios e contratou também uma aranha para organizar os arquivos e controlar as ligações telefônicas. 
O marimbondo ficou encantado com os relatórios da barata e pediu também gráficos com indicadores e análise das tendências que eram mostradas em reuniões. 
A barata, então, contratou uma mosca, e comprou um computador com impressora colorida. Logo, a formiga produtiva e feliz, começou a se lamentar de toda aquela movimentação de papéis e reuniões!
O marimbondo concluiu que era o momento de criar a função de gestor para a área onde a formiga produtiva e feliz, trabalhava.
O cargo foi dado a uma cigarra, que mandou colocar carpete no seu escritório e comprar uma cadeira especial. A nova gestora cigarra logo precisou de um computador e de uma assistente (sua assistente na empresa anterior) para ajudá-la a preparar um plano estratégico de melhorias e um controle do orçamento para a área onde trabalhava a formiga, que já não cantarolava mais e cada dia se tornava mais chateada.
A cigarra, então, convenceu o gerente marimbondo, que era preciso fazer um estudo de clima. Mas, o marimbondo, ao rever as cifras, se deu conta de que a unidade na qual a formiga trabalhava já não rendia como antes e contratou a coruja, uma prestigiada consultora, muito famosa, para que fizesse um diagnóstico da situação. A coruja permaneceu três meses nos escritórios e emitiu um volumoso relatório, com vários volumes que concluía: Há muita gente nesta empresa! E adivinha quem o marimbondo mandou demitir?
A formiga porque ela andava muito desmotivada e aborrecida.

Parece familiar? Muitas empresas querem encontrar soluções bonitas, com nomes complexos, com relatórios em formato de bolachas e principalmente muito papel (apesar de amarem - ou dizerem que amam - a sustentabilidade).

Devemos refletir no nosso papel de administradores de departamentos jurídicos mais do que cargos, posições e/ou nomes bonitos. Devemos pensar no que representa o nosso papel.

Responda as seguintes perguntas:

Quem somos perante a empresa?
Quem somos perante nossos subordinados? (como nos vêem?)
Qual o planejamento e futuro deste trabalho que desenvolvo?

Fica mais fácil assim, analisando, pensando concluindo. Para colaborar com esta reflexão que deve resultar em atitude, uma frase simples, que diz tudo:

“Nossa cabeça é redonda para permitir ao pensamento mudar de direção.”
Francis Picabia

Não é mesmo?

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ERP em Gotas: Gota 256: 14/06/2012

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Apesar da evolução dos ERP e do entendimento do uso da tecnologia da informação nos negócios, ainda vemos um volume muito grande de operações registradas em papéis que poderiam facilmente estar em formulários eletrônicos vinculados as atividades relacionadas nos ERP.  Se o seu ERP carece de algum formulário que você precisa e não está tendo o retorno satisfatório do seu fornecedor para atendê-lo nesse aspecto, você pode utilizar ferramentas externas, desenvolvimentos específicos e até ferramentas do seu servidor de banco de dados para colocar o formulário no ar e integrado ao ERP... existem muito mais opções para isso do que você possa imaginar!!!
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Mauro Cesar
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ERP em Gotas: Gota 255: 13/06/2012

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Cada vez mais os assuntos relacionados com treinamentos estão sendo colocados em questão nos projetos de ERP... as pessoas estão percebendo, mesmo que em pontos ainda muito restritos, a necessidade de se realizar processos de aprendizado supervisionado durante todas as fases de um projeto de ERP.  Cobra-se bastante o fato de se ter treinamentos do sistema, mas poucos os clientes estão realmente engajados em conseguir uma boa qualidade dos mesmos, e também ainda não conseguiram perceber que esses terinamentos precisam estar perfeitamente relacionados com os esforços de implantação de ERP.  Metodologia, validação de eficácia, tempo certo, investimento em pessoal.... tudo isso faz parte do projeto de ERP e você, como cliente, tem a obrigação de explorar essa ferramenta ao máximo.  Vamos sair do básico!!!
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Escolha

Uma frase colhida da internet é inspiradora para este artigo:

O Dr. Victor Frankl, sobrevivente do campo de concentração de Auschwitz, escreveu no seu diário:
“Aqueles que viveram nestes lugares de morte conseguem ainda se lembrar que, durante a noite, alguns dos que estavam ali iam de barraca em barraca, confortando os mais desesperados, e muitas vezes oferecendo um pedaço de pão ou de batata que havia sobrado. 
“Poucos eram capazes de agir assim, mas estes poucos davam a todos a maior das lições: pode-se tirar quase tudo de um homem, menos sua liberdade de escolher -  não importa em que circunstâncias – a maneira  como acham que devem agir”.

Quando observamos uma empresa, muitas vezes nos questionamos o porque dela ter problemas, do porque de não dar certo alguns projetos, certos departamentos terem mais dificuldade que outros, etc.

Treinamento, tempo, investimento e alguns outros quesitos são essenciais para o sucesso. Mas, um deles é crucial: Pessoas.

O melhor projeto está fadado ao insucesso, desde que as pessoas não se dêem conta do que fazem, bem como daquilo que realmente importa.

Vamos, então, a pergunta básica: O que realmente importa?

Um caso prático: Na elaboração de um prazo de defesa, o que realmente importa?  Técnica processual? Matéria envolvida? Abordar todos os itens? Lembrar que podemos ter preliminares? Tentar a extinção por erro processual?

Não. Pelo menos dois objetivos eu tenho que saber quando estou elaborando um prazo de defesa: Qual o bem jurídico que está sendo tutelado e a repercussão desta demanda (Óbvio que todos os questionamentos acima eram importantes, contudo, o realmente importante é a estratégia).

Mais do que uma defesa, temos casos e mais casos que serão considerados repetitivos e podemos ter uma tese que poderá ser prejudicial a toda empresa, se continuarmos a defender simplesmente por defender.

Devemos ser estratégicos. E como sê-lo?

Fazendo com que as pessoas pensem e não apenas executem. 
Fazendo com que as pessoas compreendam o seu papel dentro de todo projeto.
Fazendo com que as pessoas sintam-se em um campo de batalha, defendendo seu bem maior com toda a sua força.

São ideias para iniciarmos.

E o que mais?

No texto do sobrevivente, o crucial foi dito: As pessoas fazem escolhas. Não importa o momento, não importa a situação.

Se num campo de concentração, com todo horror ao seu lado, tudo desmoronando, a morte iminente, algumas pessoas conseguem tirar força, fé e amor para ajudar outras e serem pessoas melhores...  Qual a desculpa para o seu funcionário não ficar mais 30 minutos para terminar um prazo? Qual a desculpa para atrasos repetitivos? Qual a desculpa para não ajudar o colega ao lado?

Ah! é... esqueci, era mesmo uma desculpa.

Desculpas... Quem faz não precisa delas. Quem faz e erra, assume. Quem faz e acerta, olha para frente, para o próximo alvo. Agora, quem apenas vive ou fica chorando esperando a morte, este sim, precisa de desculpas.

Em que time você está?

Não arranje desculpas! Faça uma escolha. Este é o ponto.

Isto é o que realmente importa: Escolha. E assuma as conseqüências...

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ERP em Gotas: Gota 254: 05/06/2012

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ERP Open Source é uma realidade no mundo dos negócios e criou uma facilidade muito grande para que qualquer softhouse possa, com algum empenho, participar desse mercado.  Mas a grande ilusão está em pensar que pelo fato de já ter um ERP pronto, com o código fonte aberto e amplamente testado o volume de ações de desenvolvimento será inexpressivo ou muito pouco.  As adequações legais/tributárias, a evolução das versões, os desenvolvimentos específicos de localização do produto e ainda as particularidades regiões de cada negócio vão consumir um bom tempo de investimento, sem contar as diferenciações que você certamente vai querer colocar para conseguir se sobressair no mercado... resumo da história: trabalhar com ERP Open Source facilita a vida do desenvolvedor, mas ainda exige grande volume de trabalho e de profissionalismo.  Não é um jogo para amadores.
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SERVIÇOS DE EGROUPWARE

O Espaço ERP em parceria com a Worldsite está oferecendo serviços de implantação e de suporte em eGroupware.

O eGroupware é uma ferramenta poderosa de trabalho colaborativo na web com licença open source (gratuíto e com o código fonte aberto).  Atualmente tem os seguintes módulos:

01) E-mail: você pode concentrar todos os e-mails da empresa na ferramenta e vincula-los aos relacionamentos e projetos que você tem. Além disso passa a ter um conrole global dos e-mails e o seu backup facilitado
02) Agenda: trabalha isoladamente ou em colaboração em grupos.  É fundamental para o gerenciamento das atividades de todos.
03) Contatos: fornece meios para que seja administrado todas as informações dos seus clientes, prospects, suspects, contatos gerais, parceiros, fornecedores, funcionários, etc. Nele todas as ações de contato telefônico, e-mail, VoIP, etc podem ser registrados.
04) Tarefas: ferramenta poderosa de gestão de tarefas com muita flexibilidade de atuação
05) Projetos: fornece controles básicos de projetos que atende a grande maioria das necessidades das empresas, tendo lista de elementos, controle básico de orçamento/horas e ainda Gráfico de Gantt.
06) Recursos: permiti que você administre recursos compartilhados da empresa, como carros, salas de treinamentos, salas de reuniões, etc.
07) Apontamento: você pode realizar relatórios completos de atividades por período de tempo e vincular a tarefas, projetos, agendas, etc.
08) Gerenciador de Arquivos: você poderá manter todos os arquivos da sua empresa na web com grande controle sobre quem pode fazer o que com eles.
09) Ticket-it: ferramenta de suporte ao atendimento, promovendo um ciclo de atividades para atender demandas de usuários/clientes
10) Favoritos: você pode concentrar todas as informações de links de favoritos que você tem ali e acessar de qualquer máquina que você tenha, acabando com as restrições de somente ter essa informação no seu browse.
11) Enquetes: crie e administre enquetes com os seus usuários.
12) eModelo: é um gerador de formulários eletrônicos com a administração dos dados coletados
13) Hot Sites: crie e administre hot sites da sua empresa através de modelos prontos ou personalizados.
14) Wiki: ferramenta que pode apoiá-lo na geração de conhecimentos específicos na sua empresa, como por exemplo colocar todas as normas da sua empresa e informações de mercado
15) Gestão do Conhecimento: ferramenta para administrar aprendizados realizados , com busca dinâmica das informações.  Pode ser muito bem utilizado como FAQ, central de aprendizado de projetos, troca de experiência de treinamentos, entre outros.

Entre em contato para tirar as suas dúvidas ou agende uma reunião para que possamos apresentar com mais detalhes o produto e os serviços que ofertamos

Contato:
=> Mauro Cesar
=> mauro.oliveira@vilelaleite.com.br
=> (021) 9496-7383
=> (051) 8233-9665
=> Skype: vl_mauro

ERP em Gotas: Gota 253: 04/06/2012

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Antes da sua empresa pensar em trocar o ERP que tem, deve-se pensar sobre quais são os motivos estão levando-os a fazer isso.  As causas prováveis são muitas, e existem várias delas, que caso seja o motivo principal, vão continuar no próximo projeto de implantação de ERP... acho que por isso tem sido muito comum encontrar empresas que estão na sua quinta ou sexta implantação de ERP.  Você e a sua empresa são os principais agentes do sucesso ou do fracasso de seleção, implantação e pósimplantação do seu sistema e não o fornecedor.  Entenda os motivos reais que isso está acontecendo e você terá muito mais chance de sucesso na sua próxima empreitada. 

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O poder e a empresa

O poder e a empresa

(conto baseado em fatos reais escrito por Gustavo Rocha)

Era uma vez uma empresa que tinha vários cargos - todos sempre muito importantes, afinal o trabalho e o resultado é que importam - mas, três cargos em especial eram muito bem vistos: O diretor, o primeiro e segundos gerentes.

O diretor era a figura administrativa, comandava a tudo, decidia tudo que a empresa precisava. O primeiro gerente tinha uma função essencial: Recursos humanos. Era ele o responsável pelo ingresso dos novatos na empresa, lhes explicar as funções, como era tudo e prepará-los para o trabalho. O segundo gerente tinha a responsabilidade de pegar os nem tão novos assim, que já estavam aptos a produzir e criar coisas novas e lhes dar a oportunidade de estudarem, aprenderem e se tornarem funcionários plenos, mestres de seu ofício.

Era uma empresa muito democrática. Depois que todos se tornavam funcionários plenos de seu ofício, ganhavam percentuais da empresa, ou seja, se tornavam sócios. Por serem sócios, se cumprissem o que estava no estatuto da empresa, poderiam votar e ser votados e era assim que os cargos dentro da empresa eram preenchidos: democraticamente.

Numa destas idas e vindas da empresa, foi eleito um diretor diferente, um diretor que já havia buscado se eleger e não tinha conseguido, já tinha buscado o poder dos demais sócios e não havia retorno. Contudo, o diretor parecia ter mudado nos últimos anos. Parecia ter aprendido que na vida o importante não é mudar o contexto, mas mudar a nós mesmos. Nas palavras do poeta Joaquim Pessoa: “E de todas as verdades secretas nenhuma é mais hipócrita que aquela que nos diz que os tempos eram outros, quando na realidade o tempo era o mesmo e os outros éramos nós.”

Os funcionários estavam felizes com a nova direção e gerência. Planos novos, tudo novo. Ideias boas e pessoas motivadas. Tudo que uma empresa precisa.

Infelizmente, o diretor não compreendeu assim. Ele entendeu de forma equivocada, pois confundiu o poder com o cargo. Cargo, todos podemos ter. Poder, somente quem nos dá são os acionistas. O poder emana do povo, já disse a sabedoria popular.

Começaram os problemas por aí. Ao invés de escutar os mais antigos, aqueles que sabem como funciona os meandros da empresa, o diretor arvorou para si a responsabilidade de tudo, como se ele fosse o único funcionário da empresa.

Ao invés de dividir responsabilidades e confiar nos gerentes e demais detentores de cargos internos, ele atacava, cruzava e tentava cabecear a bola, depois voltando pra defesa e ficando no gol, em suma, tentou abraçar o mundo.

Por óbvio, ninguém sente-se motivado com tais atitudes. Bem pelo contrário, os funcionários começaram a faltar, a ficar doentes, a fazer apenas as tarefas sem muita vontade, fazer por fazer.

Alguns dirão que a culpa é dos funcionários e demais gestores, afinal, o diretor estava fazendo de tudo para dar certo.

Até o inferno está cheio de boas intenções, diz a sabedoria popular.

Se meter onde não é a sua função não apenas atrapalha, mas tira o nexo do trabalho dos demais colaboradores.

Os gerentes não sabiam mais o que fazer: Eram ordens e instruções normativas a todo instante, enaltecendo o tempo todo a direção da empresa - ou seja, um narcisismo exacerbado de si mesmo - e ao mesmo tempo dando normas aos demais colaboradores de situações que seriam atribuições deles (gerentes).

Sócios (lembre-se que todos funcionários eram acionistas, desde que estivessem pleno no trabalho), foram notificados por motivos que uma simples conversa bastaria.

Um total excesso de formalismo, baseado na figura do próprio diretor, que ao invés de ver a empresa como algo ao seu lado, como pessoas livres e de boa vontade querendo o sucesso da empresa, via a todos como subordinados e funcionários apenas.

Eu sou o poder, pensava ele no alto da sua escrivaninha. Tudo de bom que existe ocorreu porque eu estou no comando. Eu, eu, eu. Os outros olhavam com desdém ou até mesmo com falta de vontade de servir a empresa, mesmo sendo sócios da mesma, posto que a liderança, ou melhor, a chefia não colaborava no desenvolvimento da empresa.

Alguma similitude com a sua empresa?

Quando os chefes que se acham a última bolacha do pacote se darão conta que na verdade somente serão líderes se tiverem o poder e não apenas o cargo?

Ter o poder significa que todos (ou a maioria) estão te mantendo lá, estão te apoiando, estão buscando o melhor para a empresa e vendo que as suas decisões são acertadas. Ter o cargo é simples, basta ser eleito uma vez e irá ficar lá até acabar o mandato.

A humildade de pensar na coletividade, aliada a tolerância das diferenças entre as pessoas, somando-se as boas ideias - que podem vir de qualquer sócio, mesmo um recém funcionário pleno - nos levam a uma liderança da maioria.

Quando faço esta reflexão comigo, afirmo: Eu quero o poder da maioria. Eu quero ser eleito não para um cargo, pois  para mim cargo rima com encargo. Quero a responsabilidade de ver com outros olhos uma empresa que também é minha.

E você? Como vê a sua empresa?

Independente de eleição direta, todos somos eleitos quando temos cargos ou funções de comando.

Deixo esta reflexão para o feriado... Até segunda!

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr

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ERP em Gotas: Gota 252: 01/06/2012

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Sempre que falamos sobre mal uso do ERP falamos sobre o básico. As vezes falamos sobre a não implantação intencional de alguns processos, outros momentos comentamos sobre falhas conceituais de implantação e as vezes o básico não ocorre por total desconhecimento (e as vezes interesse em tentar saber) que existe tais funcionalidades, mas hoje quero comentar sobre algo que está ligado a quase tudo isso que é a falta de percepção das pessoas de que algo está errado... "esses números não estão me cheirando bem", "não é possível que o sistema não tenha isso" ou "por que não implementamos esses processos? Eles são básicos"... essas colocações precisam ser mais exercitadas no dia-a-dia, e podem gerar muitas ações positivas no seu projeto.
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