Nota fiscal eletrônica: O desafio da integração com o ERP

Próximo de acabar o prazo para a terceira fase (que vai incluir de frigoríficos a empresas de energia), a NF-e precisa se integrar com os ERPs.

Por Rodrigo Caetano, do COMPUTERWORLD

Para justificar a adoção da Nota Fiscal Eletrônica, a Receita Federal afirma que as imagens em papel simplesmente reproduzem as informações oriundas do meio eletrônico.

A afirmação pode ser verdadeira, mas, na prática, não existe essa simplicidade na transformação das imagens impressas em eletrônicas. As empresas estão tendo de investir muitos recursos, financeiros e humanos, para não atrasarem o cronograma exigido pelo governo.
As 70 empresas que participaram das duas primeiras fases do projeto tiveram os benefícios prometidos?

Os benefícios da NF-e, tanto para o Fisco, quanto para as empresas, são claros: redução de custos, maior agilidade no processo, facilidade de fiscalização e diminuição da informalidade. Agora, para atingir esses objetivos, alguns desafios precisam ser superados.
Para emitir as notas, é necessário ter uma plataforma que gera o documento XML, com as informações já no formato exigido pela Receita e que faça a comunicação entre a empresa e as secretarias da Fazenda dos Estados. Este sistema deve ser integrado ao ERP para obter as informações e aí começam os problemas.

Pensar em uma solução plug and play é difícil. “Para nós, o principal problema foi não encontrar um sistema pronto no mercado”, afirma Luis Marciano, gerente executivo de TI da Yamaha. A empresa adquiriu uma plataforma para a geração e o envio das notas, fornecida pela Boldcrom Technologies, mas a solução não se comunicava com o Business Suíte, da Oracle, sistema de gestão usado pela fabricante.

A maneira encontrada para resolver o problema foi fazer uma parceria com a Aportt, especializada em serviços de gestão e desenvolvimento, para integrar os dois sistemas. A Yamaha, segundo Marciano, investiu cerca de 650 mil reais no sistema até o momento.
No caso, a Yamaha vai ajudar no desenvolvimento de uma solução que será vendida posteriormente pela empresa parceira. Esse tipo de iniciativa é que vem permitindo o desenvolvimento de soluções. Mesmo os grandes fornecedores estão usando os clientes como “cobaias” para desenvolver seus sistemas de NFe.

De modo geral, as pioneiras na implementação da NFe devem gastar mais para se adequar. “No início, os produtos tendem a ser mais caros”, afirma Jayme Rezende, diretor comercial da ABC71, fornecedora de sistemas de gestão que está formatando uma solução fim-a-fim para a nota fiscal eletrônica.

O fato é que as soluções atualmente disponíveis ainda não estão completamente prontas ou são muito recentes. Ou seja, quem estiver implementando a nota eletrônica agora vai precisar dedicar esforços extras para formatar o sistema e, muito provavelmente, deve ter de lidar com alguns imprevistos.

Em coluna, Renato Martini explica os motivos para as empresas apostarem na adoção da nota fiscal eletrônica.

De qualquer forma, os benefícios compensam, pelo menos na opinião de Marciano. “Todo o processo fica mais transparente. Ainda não podemos dimensionar a economia que será gerada, mas certamente será significativa”, afirma o gerente. Mesmo sem conseguir encontrar uma solução no mercado, a Yamaha não deve ter problemas para seguir o cronograma de implementação do Sped proposto pela Receita.

Etapas:

O processo de geração e envio das notas fiscais ocorre em duas frentes.

A primeira está no sistema de gestão, onde estão as informações necessárias para emitir os documentos. Aqui, a dificuldade está na formatação dos dados de acordo com o padrão exigido pela Receita. Vera Santana, gerente do departamento fiscal e tributário da Yamaha, conta que uma das dificuldades enfrentadas pela empresa foi a questão da correção ortográfica. “O sistema não aceita acentos”, relata.

Outro problema é que nem sempre o ERP possui todas as informações necessárias para emitir as notas. Como o processo sempre foi “manual”, muitos dados eram inseridos somente no momento de imprimir o documento. De acordo com Bruno Ogusuko, gerente de localização da SAP Brasil, o problema pode ser resolvido incluindo no sistema a possibilidade de complementar as informações antes de gerar a NF-e.

A segunda frente de trabalho é a plataforma de comunicação com a receita, apelidado de sistema de “mensageria”. Além de gerar a NF-e, o sistema envia o documento para a Receita e recebe a aprovação. Somente após ser aprovada é que a nota fiscal pode ser utilizada. O principal desafio dessa solução é manter um tempo de resposta adequado para o processo e ser integrado ao ERP da companhia. É neste segundo caso que estão as maiores dificuldades.

Desde abril, fabricantes e distribuidores de cigarros e combustíveis estão obrigados a se adequarem ao sistema eletrônico. A partir de setembro, os fabricantes de automóveis, medicamentos, bebidas alcoólicas e refrigerantes, aço e ferro-gusa, frigoríficos e fornecedores de energia elétrica também terão de emitir as notas eletronicamente.

Boa parte dessas empresas utiliza em suas operações sistemas de gestão fornecidos pela SAP, que lançou uma solução para ser integrada em seu sistema somente em maio deste ano. Ogusuko explica que, desde 2006, a empresa vem trabalhando no desenvolvimento dessa solução juntamente com os clientes.

É o caso da General Motors. “Nós terminamos recentemente nosso projeto de nota fiscal eletrônica e ele foi feito com SAP”, relata Hélio Silva, gerente de planejamento estratégico de TI da fabricante.

Segundo Ogusuko, a preocupação em criar um sistema para a NFe vem desde 2005 e várias empresas que participaram do projeto piloto, como Petrobras, Vale e Usiminas, procuraram a SAP para desenvolver uma solução.

Inicialmente, os esforços da fornecedora ficaram concentrados no ERP. Por conta da forte demanda dos clientes, a SAP apostou no desenvolvimento, também, de um sistema de “mensageria”. A empresa lançou essa solução em maio, após homologar o produto em sua matriz, na Alemanha.

(Colaborou Marina Pita, da CIO)