8 dicas para usar melhor o BI que já existe na empresa

Saiba como otimizar os recursos disponíveis e evitar novos gastos em ferramentas que permitem conhecer melhor o seu negócio.

Por Computerworld/EUA
08 de janeiro de 2010 - 07h00

Otimizando recursos que estão em casa é possível conseguir uma solução de Business Inteligence (BI) que cabe no orçamento. Executivos que seguiram este caminho dão oito dicas para extrair mais vantagens das ferramentas existentes.

1 - Consolide suas ferramentas
“Em geral, as pessoas têm mais ferramentas do que precisam, o que pode desviar o foco”, diz o vice-presidente de soluções de tecnologia da seguradora Allstate Insurance, Anthony Abbattista. As organizações acabam tendo “grupos diferentes de pessoas fazendo análises semelhantes com ferramentas diferentes”, o que gera uma confusão desnecessária. Abbattista recomenda que as estruturas se consolidem. “Empregue o número mínimo de ferramentas necessárias para executar o trabalho”.

2- Deixe o comando a cargo do negócio
A retração econômica ressaltou a importância das companhias aplicarem a tecnologia de BI para resolver os problemas certos. As organizações de TI ainda caem na armadilha de colocar a tecnologia em primeiro plano em vez de criar modelos capazes de responder às necessidades evolutivas do negócio, afirma Nick Millman, diretor sênior de serviços de gestão de informação da consultoria Accenture. Trabalhe junto ao negócio antes de desenvolver novos modelo de informação.

Para começar, tenha uma visão clara de como a informação vai gerar valor para a organização, aconselha Millman. “Pense nas intervenções no negócio que você espera obter das ferramentas de BI. Entenda de onde virá o benefício para o negócio e, então, configure as ferramentas e os processos”. Na Allstate, há duas áreas de interesse: gerenciar índices de sinistro/despesa e mensurar a eficácia do call center. “Selecionamos especialistas nas ferramentas e nos métodos e os colocamos junto com o pessoal de negócio para descobrir alvos de alto valor”, diz Abbattista.

Segundo ele, nas empresas maiores existe a tentação de se fazer coisas demais com BI. Concentrar-se em um número menor de ferramentas ajuda a resolver este problema. Além disso, os gestores precisam priorizar o que for mais importante. “Os últimos tempos trouxeram para o centro do palco a ideia de mensurar bem um número menor de coisas”, observa Abbattista.

3 - Novos mercados pedem novos modelos de dados
De acordo com o analista da consultoria Gartner, Bill Hostmann, muitas organizações estão passando por uma grande mudança de estratégia: de ofertas de produtos de alto valor a ofertas de produtos de baixo custo. Entretanto, as companhias que não podem competir no mercado de baixo custo precisam descobrir um meio de galgar a cadeia de valor – e, para chegar lá, estão usando ferramentas de BI.

Foi o que fez a Creativity. A companhia combateu a tendência à “commoditização” em seus mercados principais recorrendo ao pacote de BI IBM Cognos 8 para identificar e desenvolver produtos de alto valor que não poderiam ser facilmente “commoditizados” por seus concorrentes da arena de baixo custo. O ponto de partida foi adquirir dados transacionais de varejistas nos segmentos de brinquedos, moda e acessórios e acrescentá-los ao data warehouse existente para analisar tendências atuais de compra. Neste processo, também foi usado o software de previsão SmartForecast, da Smart Software.

Toda essa análise resultou em produtos mais “orientados para o design e a moda”, tais  como uma linha de bonecas de papel baseada no popular programa de televisão Project Runway. Tudo indica que a estratégia está dando certo. Os produtos voltados para moda e outros exclusivos da Creativity passaram a ser a parte dominante do negócio – acima de 50% – e contribuíram para uma proporção ainda maior de suas margens, revela Mulholland.

4 - Centralize o BI
Para ajudar a identificar as áreas de interesse certas, Mulholland, da Creativity, montou um centro de análise de excelência, um grupo formado por representantes de diferentes partes do negócio, desde vendas a operações. “Você está empenhado em elevar o QI de cada membro da companhia em termos de conhecer as principais métricas do negócio e mensurá-las com precisão, no tempo certo e em todas as áreas do negócio”, afirma.

A Creativity desenvolveu conjuntos de ferramentas e modelos de lucratividade comuns aos grupos de vendas e finanças. Relatórios são encaminhados aos desktops e visualizados em aplicativos dashboard. A partir daí, os usuários podem entrar e fazer análises mais abrangentes.

A IBM está promovendo centros deste tipo junto aos seus clientes Cognos para criar um conjunto padronizado de modelos na organização por meio do uso das ferramentas de business intelligence existentes. Um conjunto comum de dashboards de BI desenvolvido para um departamento, por exemplo, pode ser estendido a outros. Assim, novos grupos não têm que reinventar a roda e estão prontos para operar mais rapidamente.

As ferramentas de BI também estão sendo subutilizadas. As partes interessadas na área de negócio talvez vejam BI mais como uma ferramenta de relatório e análise voltada a TI do que uma ferramenta de negócio. Ou as ferramentas são valorizadas apenas por TI e um ou dois outros grupos, como finanças.

5 - Acrescente dados ao data warehouse
Quando se trata de data warehouse, a recessão econômica atual é uma ótima oportunidade para a organização rever o que está perseguindo e colocar mais dados de operações de negócio no funil a fim de obter economias adicionais. Mas é necessário ser muito seletivo quanto ao que será acrescentado, orientam os especialistas.

Milley sugere adicionar dados de call centers, web logs ou outras fontes. A pergunta que as companhias precisam fazer nestes tempos é: “O que será que eu tenho que eu posso colocar no data warehouse a um custo relativamente baixo?”

6 - Utilize melhor os dados que possui
Em alguns casos, “fazer mais com menos” é só uma questão de pegar os dados que os usuários já têm e apresentá-los de uma maneira mais útil. O Órgão de Serviços de Business Intelligence do Departamento da Receita do Estado norte-americano de Wisconsin descobriu um modo de apresentar uma visão plurianual dos dados de impostos em uma única tela, explica a diretora Janna Baganz. “Isso gerou economia de tempo.”

O grupo também combinou dados dos sistemas de auditoria e processamento de renda do Estado, retirando das mãos dos usuários a análise de relatórios de exceção. Agora, quando determinadas regras de negócio excluem uma declaração de imposto de renda do sistema de processamento, a equipe não tem mais que passar 20 minutos executando um relatório manual em outro sistema e, depois, analisá-lo para resolver o problema.

7 - Mantenha seus modelos enxutos
Certifique-se de que você tem um modelo de dados claro e consistente antes de trazer novos dados para o seu data warehouse ou importá-los de alguma outra parte do negócio. Os novos dados têm de estar em conformidade com o modelo adotado. Muitas vezes, diz Millman, informações de fontes ou seções diferentes do negócio são acrescentadas ao data warehouse sem suficiente atenção ao modo como os dados existentes são modelados. Resultado: fica difícil extrair sentido de relatórios ou informações de negócio que permeiam mais de uma seção.

Dados financeiros e de serviço ao cliente, por exemplo, poderiam ser modelados de maneiras totalmente diferentes. A Accenture, observa Millman, gasta muito tempo ajudando seus clientes a rearquitetar o modo de armazenar dados.

8 - Ajude os usuários a entender os dados, não apenas as ferramentas
Não adianta aumentar o número de usuários com acesso a ferramentas de BI se eles não souberem empregá-las. Mas esse não é o maior problema quando se trata de educar o usuário. “A tendência tem sido um front end mais simples e mais intuitivo”, diz Millman. E, sem dúvida, os dashboards ajudaram nisso.