Café com ERP: Vamos Negociar

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A história é mais ou menos essa: um gestor ou um dos donos de uma empresa decidi que vai implantar um ERP na sua empresa e começa, imediatamente, a buscar informações sobre os fornecedores que atendam na sua região geográfica, empresas do mesmo porte e se possível, do mesmo segmento de negócio.  Encontra umas 5 a 7 empresas, agenda uma reunião/apresentação com cada uma delas, pede um orçamento prévio a todas que se reuniu, nivela alguns conceitos com as pessoas da empresa que participaram das reuniões/apresentações, escolhem duas ou três empresas e começam uma guerra de preços entre elas.  Depois de ter conseguido um maravilhoso acordo/desconto, esse gestor fecha o contrato com a empresa vencedora e começa o projeto.

Essa história lhe parece familiar? Ela até soa bem para você, certo?

Mas vamos um pouco mais fundo e ver alguns detalhes... sempre os detalhes... que podem fazer uma grande diferença.

Quando o gestor da empresa começa o processo de recrutamento e seleção do fornecedor de ERP, ele dificilmente faz uma análise prévia apurada para ver quais pontos das suas necessidades e potencialidades poderão ser usadas na negociação, e isso pode afetar todas as possibilidades de negociação.

O fornecedor de ERP costuma omitir uma série de custos potenciais que você vai ter no projeto, tentando fazer com que você não se assuste e desista antes de começar, mas você precisa entender que poderá ter: custos com infraestrutura, serviços adicionais, serviços complementares, treinamentos conceituais, custos com mudanças de processos, contratação de mão de obra extra durante o projeto, horas extras, custos de problemas de qualidade, etc. Já vi casos onde todo o custo de infraestrutura para atender um determinado ERP era maior que o investimento a ser feito com licenças e serviços da softhouse desse mesmo ERP.

As propostas têm estruturas mais complexas, com mais opções... e com mais armadilhas.  Alguns pontos ficam propositalmente omitidos ou colocados de forma indefinida justamente para dar margem para cobranças futuras, tais como: as mudanças tributárias e legais estão contidas na manutenção? Todas as mudanças? Onde está escrito isso? E se a sua empresa mudar de Lucro Presumido para Lucro Real isso também é válido? Tem certeza? O suporte atende os requisitos de Bancos de Dados? Administração de Banco também? Onde está escrito isso?

Projetos de migração, integração e customização se não forem bem negociados desde o início são uma verdadeira fonte de renda das softhouses/integradoras.  Certamente a softhouse, durante o processo de venda do projeto de ERP, vai se posicionar como uma empresa parceira e facilitadora de soluções para você, mesmo que você contrate terceiros para fazer as atividades aqui descritas, mas quem disse que ela (a softhouse) tem que liberar sem custo todas as informações das tabelas do banco de dados para que você possa, com outros prestadores de serviços, realizar integrações com aplicações que poderiam ter sido customizadas por ela?

Durante o processo de compra do projeto de ERP você usou de todas as táticas de negociação leonina que você conhecia e conseguiu fazer com que o fornecedor do ERP tivesse que pensar se realmente está ou não tendo algum lucro com o projeto.  Você acha que o fornecedor está preocupado com isso? Talvez um pouco, porque ele vai alocar os recursos de menor valor possível, vai querer cobrar por qualquer atividade adicional que aparecer (e sempre aparece) e todos os orçamentos futuros dele serão majorados, para cobrir eventuais pressões de processos de vendas... quem vai realmente perder com isso?

Vamos agora imaginar algumas possibilidades de negociação ganha-ganha:

01) Os serviços de manutenção/suporte são de vital importância para qualquer empresa séria e dinâmica.  O seu fornecedor propõe o serviço como opcional a ser pago a partir da implantação (que ele julga que será daqui a 4 meses) e tem um determinado valor mensal.  Uma proposta interessante a ser feita é: garanta agora, junto com o projeto, a compra de 3 anos de manutenção/suporte, desde que tenha postergado o início do pagamento 2 meses depois da implantação e/ou (você tem que ver como está o clima da negociação) 10% de desconto no valor mensal.  O fornecedor vai se interessar pelo fato de evitar 3 desgastes de negociação da manutenção/suporte e a garantia de recebimento.

02) Durante o processo de seleção você visualizou uma série de necessidades futuras de migrações, integrações e de customizações, que você não sabe dimensionar bem todos os casos e está com receio de ter muitos problemas internos e com o fornecedor de ERP para negociar cada caso.  Uma proposta interessante é comprar, já no início do projeto, um volume expressivo (400, 600 ou 1.000 horas, por exemplo) de horas adicionais de serviços e negociar um desconto de até 40% do valor nominal das horas e uma forma de pagamento diferenciada em 50 parcelas mensais.  O seu fornecedor vai ficar feliz com o volume de horas contratadas, onde ele poderá administrar isso internamente e contigo de acordo com a disponibilidade de pessoal dele e as suas necessidades, você será visto por todos como um bom negociador e terá muito menos desgaste interno de aprovação desses serviços.

03) Sua empresa é pequena e a softhouse/integradora que você quer contratar tem uma boa infraestrutura de atendimento.  Você pode negociar um bônus de serviço de administração de servidor/banco de dados alegando que a softhouse/integradora vai ter menos desgaste se mantiver ela mesma esse serviço, e oferece um aumento de 10% no valor da manutenção/suporte. Ela vai aceitar devido ao nível de serviço e o seu custo total será muito menor.

04) Você tem uma operação complexa de serviços e não encontrou fornecedores na sua região que pudessem atendê-lo adequadamente nesse quesito.  Faça uma proposta de transferência de conhecimento sobre gestão operacional para quem for selecionado, sendo o desenvolvimento realizado respeitando as limitações de pessoal de programação dele, bem como o uso da sua empresa como vitrine comercial para o fornecedor, em troca de uma redução drástica de custo de desenvolvimento... mais de 60%... o fornecedor vai se interessar nessa proposta, pois os ganhos futuros comerciais dele vão superar qualquer investimento nesse sentido e ele pode absorver as atividades dentro do custo fixo dele.

Existem inúmeras formas de desenvolver negociações ganha-ganha num processo de seleção de ERP, e várias delas podem ser associadas ao momento das empresas, tipo de segmento de negócio, localização geográfica, empatia pessoal, etc.

Não limite as opções!!! Negocie pensando no longo prazo.

Mauro Cesar
mauro.oliveira@vilelaleite.com.br
Fundador e Gestor do Espaço ERP