ERP em Gotas: Gota 443: 02/09/2013

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Hoje quero que você faça um pequeno exercício que acredito que vai lhe trazer uma visão diferente da importância do seu trabalho e de como funciona a sua empresa. Dentro das suas rotinas de trabalho, separe um processo e mapeie todos os fluxos e todos os impactos das informações que você produz/repassa.  Utilize um processo simples, mas que seja importante para o seu trabalho, e depois, converse com as pessoas envolvidas nos impactos desse processo e verifique se as informações que elas recebem são adequadas, estão na qualidade apropriada e se estão chegando no momento oportuno.  De forma complementar, verifique se o seu ERP tem outras informações não utilizadas associadas ao processo escolhido e analise o motivo para usa-las ou não.  Tenho certeza que este exercício vai lhe proporcionar algumas surpresas.

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Mauro Cesar

mauro.oliveira@espacoerp.com.br

ERP em Gotas: Gota 442: 28/08/2013

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Hoje eu quero falar de algo básico e corriqueiro, mas que muita gente ainda não explora esse recurso: a vinculação de arquivos aos processos.  Para mim ainda é um grande mistério o motivo das pessoas não utilizarem esse recurso de forma intensa no dia a dia. Todo mundo reclama do volume de papéis que utiliza no trabalho, muitos tem acesso, ou poderiam facilmente ter acesso a recursos de digitalização de documentos e muitos dos ERP de mercado tem recursos de vinculação de arquivos em boa parte do sistema.  Por que não utilizar? Você pode utilizar desde para guardar todos os documentos financeiros impressos, documentos que passaram por alguma assinatura ou autenticação, formulários preenchidos, comprovantes de recebimento/entrega, planejamentos de projetos, manuais de equipamentos, entre outros. Pode ser uma estrutura inicial de um projeto de GED na empresa. Criatividade e força de vontade para ter operações mais estruturadas e facilitadas, são essas coisas que estão faltando!!!

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Mauro Cesar

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ERP em Gotas: Gota 441: 27/08/2013

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Cada vez mais fico conscientizado da importância dos serviços gerenciados de infraestrutura de TI para a operação dos ERP.  Estou realizando o diagnóstico do ERP de uma empresa, que tem algumas pessoas dedicadas na equipe de TI e evidenciei a existência de um processo falho de backup/recovery, entretanto, além disso, uma parte do backup que deveria ser feito diariamente não ocorria há mais de duas semanas por uma falha de parâmetros e ninguém verificou isso. Agora imagina como estão os links de internet, banco de dados, performance de servidor e performance de rede, multiplique esses problemas potenciais pelo número de usuários e tente calcular os riscos relacionados a perdas de performance dos usuários, perda de dados, baixa no nível de serviço, danos na marca, danos na motivação da equipe, entre outros. O investimento é muito baixo se comparado aos danos que podem ocorrer pela falta dele, agora, como fazer com que os gestores das empresas percebam isso se estamos falando, muitas das vezes, de problemas potenciais e nãoque estejam ocorrendo naquele momento?  

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Mauro Cesar

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ERP em Gotas: Gota 440: 26/08/2013

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Sou um adepto na busca por metodologias maduras e eficazes de gestão de projetos.  Gosto muito dos modelos tradicionais do PMI, Scrum e Prince2. Vejo bons desenvolvimentos de métodos de gestão ágil de projetos, mas acredito que para os pequenos projetos de ERP é necessário montar um framework diferenciado de trabalho, combinando agilidade na gestão com garantia da qualidade na execução, tudo isso mediante escopos incertos e muitas questões sendo descobertas e resolvidas durante o caminho.  Vi algumas softhouses/integradoras fazendo bons trabalhos nesse sentido, mas, em vias de regra, a gestão do projeto de ERP pertence ao cliente, e ele, principalmente pelo fato de gerenciar projetos como esse não fazer parte das suas competências básicas, tem muitas dificuldades, e o pior, não se conscientiza disso e nem sequer consegue avaliar o quanto esse despreparo vai custar-lhe depois... projetos cada vez mais rápidos, com grandes variáveis, custos significativos e grandes impactos (positivos ou não), sendo feito sem as técnicas adequadas. Isso é um dos itens para ainda termos um alto nível de fracassos e de implantações com baixa qualidade.

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ERP em Gotas: Gota 439: 23/08/2013

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Tenho encontrado no meu caminhar, muitas empresas que levantam a bandeira que elas querem "ser simples", e por causa disso, podam muitas funcões nas implantações de ERP, além de selecionarem um ERP relativamente "pequeno" para usar.  Sou a favor da simplicidade, mas, antes de qualquer coisa, indiferente do segmento e porte da empresa, o posicionamento inicial é garantir que a mesma tenha o nível de servió apropriado para as suas operações... preciso, por exemplo, ter bons cadastros de clientes/prospects, e isso implica em ter meios para registrar todas as ações de relacionamentos que tenho com ele, ter meios de colocar todos os contatos que ele tem e a interação entre todas as pessoas da empresa que interagimos... é bom ser simples, utilizar o que tem de forma simples, mas antes de tudo, há a necessidade de definir tudo o que você precisa/deseja ter no ERP. Nunca se esqueça disso!!!

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ERP em Gotas: Gota 438: 22/08/2013

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Ontem, durante um treinamento online de um ERP, tivemos um problema que inviabilizou o treinamento: houve uma falta de energia elétrica na sede da empresa, onde está o seu servidor.  Eu estava em Porto Alegre/RS, quem estava realizando o treinamento comigo estava numa localização no Rio de Janeiro/RJ e o servidor estava em outra localização no Rio de Janeiro/RJ.  Certamente se o instrutor estivesse na sede da empresa ele também sofreria com a falta de energia, mas imagine o cenário onde todos os seus clientes e todos os seus colaboradores (funcionários e prestadores de serviços) dependam do servidor, e ele fica parado por falta de energia.  Esse é um risco que pode e precisa ser evitado.  Ou a softhouse tem no-break/gerador ou ela coloca os seus servidores num datacenter (com diversas opções de serviços).

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ERP em Gotas: Gota 437: 21/08/2013

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Estou nesse momento num projeto de estruturação da área comercial de uma prestadora de serviços de TI, e um dos serviços que estou realizando é a reimplantação da ferramenta de CRM (gerenciamento do relacionamento com os clientes), que, por uma série de motivos foi selecionada a Insightly (que é vinculada ao Google).  No primeiro momento eu fui contra essa decisão devido as restrições da ferramenta que me foram apresentadas durante o treinamento interno.  No decorrer do projeto, o meu cliente quis usar duas ferramentas de trabalho (por uma série de razões) e eu discordei dele e fui pesquisar soluções para esta situação, e comecei a analisar o Insightly mais a fundo, e descobri que ele tem ferramentas e recursos que não me foram apresentados durante o treinamento e que podemos fazer praticamente todas as ações que queremos no comercial com essa ferramenta e sem nenhuma customização.  O que eu aprendi com isso? Quando o seu bom senso falar contigo, escute-o; nos treinamentos de sistemas, certifique-se de que o instrutor seja bem qualificado e nunca é demais dedicar um tempo para vasculhar as funcionalidades de um sistema.  Por muito pouco eu não tomei a decisão errada por confiar nas informações que recebi.

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ERP em Gotas: Gota 436: 20/08/2013

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Existem inúmeras formas de gerenciar estoques e administrar as armazenagens de materiais, muitos ERP de mercado se destacam numa técnica ou em outra, mas até o momento não encontrei um ERP que tivesse todas as melhores prática nesse sentido, nem mesmo os mais conceituados ERP genéricos de mercado.  Ao perceber esse fato, vi uma lacuna muito grande de evolução, mas logo em seguida, conversando com algumas pessoas usuárias de sistema e com bom nível de conhecimento em estoque reconheci que até mesmo estes bons profissionais estão longe de ter condições de se aprofundarem no assunto... Conclusão: temos as regras de negócio nos ERP que o mercado tem condições de usar, dar mais condições é simplesmente um desperdício. É uma triste conclusão, mas não posso negar os fatos!

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ERP em Gotas: Gota 435: 19/08/2013

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Transforme ideias em projetos... e deixe o seu ERP ajudá-lo nisso!!! Já encontramos uma série de opções de ERP de mercado com recursos pelo menos razoáveis de gestão de projetos.  Além de constantemente vermos tais funcionalidades serem usadas de forma muito simplória ou distorcida, as mesmas costumam ser utilizadas somente para as atividades fim de venda e de operação de projetos e contratos para os clientes. Comece a pensar diferente!!! Use os recursos de gerenciamento de projetos para todos os projetos da sua empresa, dos pequenos aos grandes, dos simplórios aos mais complexos.  O que você precisa é perceber que não existe restrições padrões de utilização do ERP e sim restrições de criatividade quanto ao seu uso.

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ERP em Gotas: Gota 434: 16/08/2013

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Estou envolvido nesse momento num projeto de gestão financeira de uma empresa com uma boa quantidade de variáveis nos seus processos de Contas à Receber, e isso está me fazendo conhecer mais sobre os processos automáticos e manuais dos Bancos para se relacionarem com as empresas. Estou espantado em perceber a grande variação de meios pelos quais as informações são tratadas e transferidas para as empresas e quanto desses meios não tem qualquer utilidade.  Até o momento não consegui equacionar uma solução que pudesse resolver todos os problemas desse processo de forma totalmente automático e acho que não vou conseguir... até o momento estamos falando somente de Bancos, imagine outros agentes financeiro, fornecedores em geral, prestadores de serviços, governos (em todas as esferas), sindicatos, terceiristas, etc. Cada ponto dessa estrutura tem o seu próprio conjunto de problemas, e os seus conjuntos de oportunidades.

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ERP em Gotas: Gota 433: 15/08/2013

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Eu sou um privilegiado.  Constantemente lido com empresas dos mais variados setores, com características únicas e com pessoas muito especiais e que têm competências diversas e interessantes, o que me faz chegar a um excelente nível de aprendizado constante. O que complementa isso tudo é o fato de eu saber que o que eu tenho é valioso, capto e utilizo as oportunidades de aprendizado que tenho e aplico no meu dia a dia.  A sinergia entre fornecedor de ERP e cliente do ERP tem uma dinâmica muito parecida: os fornecedores do ERP tem experiências incríveis e bom conhecimento sobre o que cerca o mercado que ele atende e cada um dos seus clientes (e os seus colaboradores) tem competências diferenciadas capazes de agregar muito valor para todos. Vejo até que algumas pessoas/empresas tentam aproveitar essa riqueza, mas a maioria esmagadora não consegue e nem tentam conseguir essa evolução.  Será que o dia a dia é tão esmagador que faz com que as pessoas/empresas não se importem em não captar esse ganho? Será que essa valor intangível está tão invisível assim? Só sei que cada dia nessa condição é um dia jogando dinheiro e oportunidades fora.

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ERP em Gotas: Gota 432: 14/08/2013

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NOTÍCIA: Uma incorporadora do município de Benidorm (Espanha) resolveu construir um prédio para simbolizar a saída da cidade da crise econômica que assola o país desde 2009. Tudo ia bem, à exceção de um detalhe: os construtores esqueceram de colocar os elevadores no prédio... e ele já estava num estado avançado da construção quando perceberam isso.  Essa notícia só veio me lembrar que NÃO EXISTE LIMITE PARA OS ABSURDOS OCORREREM, e essa regra também é válida para os projetos de ERP.  Muito bom senso, cuidado com os detalhes, busca implacável por conhecimento, bons processos de gerenciamento de projetos e uma gestão de risco eficaz podem ajudá-los a lidar com situações difíceis, como construir grandes prédios sem elevadores.

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ERP em Gotas: Gota 431: 05/08/2013

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Qual o verdadeiro investimento feito no projeto de ERP da sua empresa? Até mesmo as empresas que estavam empenhadas desde o início da seleção do ERP em ter e manter uma gestão financeira e orçamentária do projeto tem grandes dificuldades em saber o seu verdadeiro investimento realizado.  Mesmo nos casos onde a alocação da mão de obra não é considerada (que para mim é um grande erro) as empresas não conseguem saber tudo que foi gasto/contratado e muito menos ter precisão sobre o que realmente foi direcionado para o projeto. Treinamentos conceituais, gastos com ajustes de infraestrutra, consultoria de gestão, etc... são gastos operativos ou investimento de projeto? Como isso será gerenciado precisa ser decidido desde o primeiro momento do projeto, mas saiba de uma coisa: controlar também custa, e quanto mais detalhado o processo de controle maior será o custo disso.

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ERP em Gotas: Gota 430: 01/08/13

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Cloud Computing (Computação na Nuvem), tecnologia que está modificando a maneira de trabalhar das empresas e das pessoas, onde tudo fica fora da empresa e o mais importante passa a ser como acessar as aplicações e os dados... mas nem tudo são flores neste paraíso... para explorar todas as vantagens das nuvens (como autoscaling) os sistemas tem que estar preparados para isso, as opções dos fornecedores de serviços de nuvem são extensas e necessitam de bom conhecimento para aproveitá-las sem riscos e com produtividade e ainda as necessidades de links de acesso e as políticas de segurança da informação precisam ser adequadas ao ambiente. ERP na nuvem é muito bom, mas faça isso com quem sabe fazer.

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ERP em Gotas: Gota 429: 22/07/2013

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Estou no meio de um processo de reimplantação de ERP das minhas próprias operações e tive que fazer isso devido as grandes mudanças operativas que venho passando nos últimos tempos e essa experiência me fez pensar sobre alguns pontos que somente quando você está vivenciando uma situação consegue refletir melhor sobre ela.  Eu, que sou um Consultor em ERP, que vivo o meio empresarial há 26 anos e estou extremamente acostumado a com as rotinas de implantação, demorei tempo demais para perceber que precisava reformular os meus processos e que deveria investir tempo e energia nisso.  Mesmo eu sabendo muito bem os ganhos que vou ter com essa minha ação eu relutei a fazer esse investimento. Agora imagina as empresas cujos gestores não tem essa clareza de pensamento sobre o assunto e que estão passando por pressões ainda maiores que as minhas... eles vão relutar ainda mais para investir no ERP, e com isso perdem (ou deixam de ganhar) muito em competitividade nos seus negócios.  Precisamos acabar com isso!!!

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ERP em Gotas: Gota 428: 19/07/2013

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Nas empresas, poucas coisas são mais destruidoras do que os incompetentes com atitude.  Em via de regra, eu, que trabalhei em empresas multinacionais e que já tive uma equipe de 200 colaboradores sobre a minha gerência, busco a contratação de pessoas pelas suas atitudes e treino-as para qualquer coisa.  Mas, essas pessoas precisam saber as suas limitações de competências naquele momento, inclusive para ter planos individuais de desenvolvimento.  Nos projetos e nas operações de ERP essa verdade também é válida.  Por mais que os sistemas tenham mecanismos de controle e de proteção, um incompetente com atitude faz estragos enormes.  Já presenciei casos de funcionários de financeiro que pagou 1000 vezes  valor de uma fatura a um fornecedor, outro caso um funcionário, também do financeiro, sem qualquer treinamento/orientação, fez transferências e aplicações bancárias completamente erradas e sem validade, levando a empresa a ter problemas com fornecedores e a pagar multas, um outro caso foi o direcionamento de todo o fluxo de exportação que foi feito errado por desconhecimento, e a lista não para por aqui.  Atitude adequada é muito importante, mas saibam as suas limitações de competência e trabalhem sobre elas.

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ERP em Gotas: Gota 427: 09/07/2013

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Eu acredito que em todos os projetos de ERP deveríamos começar o Kick Coffe (evento de lançamento do projeto com os funcionarios da empresa) cantando a música "Depende de nós, que o circo esteja armado...". Como é difícil as pessoas entenderem os seus papéis num projeto de ERP.  Nos casos que tenho visto, eu fico assustado como essa falta de percepção... ou melhor dizendo, essa percepção distorcida, que vejo imperando em todos os níveis das empresas, principalmente nos mais altos.  Vou dedicar mais tempo de estudo em psicologia humana e antropologia para entender como isso funciona.  As pessoas recebem todas as orientações, chegam a afirmar isso em momentos de calmaria do projeto com toda a tranquilidade e na hora das crises ou de momentos intensos de trabalho, simplesmente afirmam que referidas responsabilidades não são delas e que o fornecedor é quem deve cobrir isso, e que nada disso ficou bem "claro" no processo comercial ou de pré-projeto.  Para mim, o que não ficou "claro" para essas pessoas era o tamanho do esforço e do investimento que elas teriam que fazer e tentam se esquivar disso de qualquer forma.  Vamos avançar mais sobre o tema.

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ERP em Gotas: Gota 426: 08/07/2013

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Na semana passada eu estive envolvido com duas feiras de negócio e tive acesso a várias softhouses focadas em ERP, onde ficou ainda mais evidente para mim o movimento geral no segmento para desenvolver ecossistemas com outras softhouses e prestadores de serviços em geral, mas ainda não estão explorando comercialmente isso de forma adequada e nem estão fazendo com que esses ecossistemas se transformem em benefícios sistemáticos aos seus clientes... estamos na direção certa, mas precisamos encontrar um ponto melhor de maturidade nesse modelo.

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