Dez dicas para emissão da nota fiscal eletrônica

Em 2010, haverá três etapas de adoção ao novo modelo, com a entrada de um grupo de contribuintes em abril, junho e outubro.

Por Edileuza Soares, da Computerworld
25 de março de 2010 - 07h00

Cerca de 550 novos setores da economia brasileira terão de emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em 2010, com a adoção do modelo em três datas 01/4, 01/6 e 01/10, acompanhadas pelas secretarias estaduais de Fazenda (Sefaz).

Desse volume, quase metade, ou 200 segmentos, são obrigados a atender à exigência do Fisco a partir de abril. Segundo a G2KA Sistemas, muitos contribuintes não estão prontos para se livrarem do antigo talonário em papel, motivo pelo qual a empresa especializada em NF-e criou em seu site uma seção para esclarecer dúvidas sobre o assunto.

A seção já conta com mais de 100 perguntas respondidas. Segundo o sócio da G2KA,  Maicon Klug, a área foi desenvolvida para auxiliar as empresas que necessitam se adequar por força da exigência do governo ou que desejam buscar uma solução para melhorar a gestão administrativa, esclarecendo dúvidas gerais sobre documentação eletrônica, sejam elas técnicas ou de negócio.
 
A implantação da NF-e é uma obrigatoriedade estabelecida pelo protocolo Imposto por Circulação de Mercadoria e Serviços (ICMS) 10/07, alterado pelo Protocolo ICMS 87/08, e o Artigo 7º da Portaria da Coordenadoria de Administração Tributária (CAT)162/2008.

O sistema foi testado inicialmente, de forma voluntária, por um grupo de empresas e a partir de 1º de abril de 2008 tornou-se obrigatório, com o enquadramento dos primeiros setores da economia: indústria de cigarros, distribuidores e atacadistas dessa área; distribuidores de combustíveis, revendedores e transportadores de gasolina. Aos poucos outros segmentos foram incuídos, porém é em 2010 que entrará o maior número de contribuintes desde que regulamentação entrou em vigor.
Para orientar sua empresa nesse processo, a G2KA listou as dez principais dúvidas sobre a NF-e. Veja a seguir:

1- Como sei se minha empresa é obrigada a emitir a NF-e em 2010?O enquadramento das empresas que precisam emitir a NF-e é acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). O contribuinte deverá verificar se seu código aparece no Anexo Único do CAT de acordo com as três datas estabelecidas para adoção ao modelo em 2010. A Sefaz de seu Estado de competência tem essa relação, bem como seu contador.

2- Quais os benefícios da NF-e para o contribuinte? Além de o Fisco poder acompanhar, em tempo real, a atividade econômica e a integração de informações com as Secretarias de Fazenda dos estados com a Receita Federal, o contribuinte será beneficiado com redução de custos administrativos, tempo de impressão de documentos fiscais, gastos com armazenamento de arquivo em papel, além de diminuir despesas com a racionalização e a simplificação das obrigações acessórias, entre outros ganhos.

3- É preciso trocar o sistema de gestão empresarial (ERP) para emitir o documento eletrônico?
Não. Porém, sua empresa precisa solicitar ao fornecedor a integração para que haja compatibilidade com o sistema de gestão da NF-e. Empresas como SAP, Totvs, Oracle e Microsoft e outras já ajustaram seus pacotes para atender a exigência do governo brasileiro.

4- Quem não tem ERP precisa comprar um para atender a lei brasileira?Não necessariamente, embora o sistema de gestão seja recomendado pelos especialistas para melhorar a eficiência de seu negócio.

5- Eu preciso comprar um software especifico para emitir a NF-e?Sua empresa pode recorrer a uma solução do mercado ou usar aplicativos gratuítos. Um deles é o fornecido pela Sefaz do Estado de São Paulo. Porém, ele tem funcionalidades limitadas e é necessário se preocupar com questões de suporte. Outra alternativa é solução sem custo oferecida pela Dzyon pelo modelo de cloud computing.

6- É possível alterar uma NF-e após sua emissão?
Após sua emissão ter sido autorizada pela Sefaz estadual, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois a modificação no conteúdo invalida a assinatura digital.

7- Dá para pedir o cancelamento de uma NF-e?Sim. O pedido tem de ser feito num prazo de até sete dias por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que ocorre com a solicitação de emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento deverá ser autorizado pela Sefaz. O contribuinte terá de enviar uma solicitação ao órgão com seu código de protocolo autorizado para emissão do documento, informando o motivo da suspensão.

8- Como proceder quando não for possível transmitir a NF-e por causa de problemas técnicos?Uma saída é emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) em papel de segurança (papel moeda). Quando a comunicação com a Sefaz for reestabelecida a empresa pode enviar o registro dos documentos gerados. Já se o serviço da Sefaz estiver em contingência programada, a transmissão poderá ser feita pelo sistema de Contingência do Ambiente Nacional (SCAN) do órgão.

9- Qual a diferença entre ambiente de homologação e produção? Cada Sefaz estadual montou dois ambientes para o recebimento de NF-e. Um é de  testes para que os contribuintes possam realizar as adaptações de seus aplicativos. Nesse local, os documentos emitidos não têm valor fiscal, pois estão no chamado ambiente de homologação. O outro, onde as NF-es têm valor fiscal, é chamado de produção.

Normalmente as empresas começam no ambiente de homologação. Após aprenderem o processo da NF-e e adequarem seus aplicativos, elas passam para a produção e deixam de emitir documentos nos modelos 1 e 1A.

10 - Tenho várias empresas. É necessário de ter um certificado digital para cada estabelecimento? O certificado ICP-Brasil nos modelos A1 ou A3 levará o CNPJ da matriz se o processamento da NF-e for centralizado. Diferentes locais de processamento necessitam de um certificado para cada CNPJ.