ERP: os benefícios de reduzir o número de aplicativos

Mais do que facilitar o armazenamento de dados, a integração das funcionalidades pode ajudar as organizações a economizar recursos, evitar brechas de segurança e desrespeito a normas regulatórias, defende especialista da Forrester

CIO/EUA
Publicada em 24 de março de 2010 às 09h35

Atualmente, muitas empresas enfrentam o desafio de eliminar o peso sufocante das dezenas de aplicativos atrelados aos sistemas de gestão (ERPs). Isso porque, muitas dessas customizações implicam em ferramentas incompatíveis umas com as outras, funcionalidades obsoletas e a perda de controle no que diz respeito ao objetivo de cada uma delas, bem como dos usuários que as acessam.

Durante muitos anos, as organizações adotaram a filosofia de “quanto mais aplicações, melhor”. O resultado disso? Uma explosão de aplicativos ‘pendurados’ nos ERPs (sistema de gestão corporativa), o desperdício de verbas utilizadas para a criação de todos eles e a abertura de brechas de segurança e compliance na estrutura das companhias.

O diretor de análise da consultoria Forrester Research e autor de um estudo sobre a consolidação dos sistemas de gestão, Phil Murphy, defende que as empresas acabem com esse problema. Para tanto, ele conta a experiência desastrosa de uma empresa do setor energético (cujo nome não pode citar), a qual ignorou os riscos implícitos na falta de políticas e processos para gerenciar os aplicativos de ERP.

“O orçamento gasto para a manutenção dessas aplicações poderia ser direcionado a projetos voltados à inovação, por exemplo”, afirma ele, que complementa: “O exagero das aplicações consome montantes monetários enormes , os quais são multiplicados a cada atualização dos sistemas de gestão.”

Problemas reais

Segundo Murphy, a história da empresa do setor de energia começa com um diretor responsável pelos aplicativos sentado em frente ao CFO da companhia tentando explicar como os dados de dois anos de atuação da empresa foram perdidos.

Resumidamente, aconteceu o seguinte: alguns anos antes da cena descrita acima, um gestor de TI optou por tentar melhorar a atualização do sistema de gestão da empresa, deixando que a antiga versão do ERP continuasse funcionando em modo “somente leitura” durante o período de modernização da infraestrutura. Tudo isso para garantir que todos os funcionários pudessem continuar acessando dados financeiros e administrativos necessários à atuação durante o período.

O líder do projeto realmente conseguiu diminuir a duração do processo, mas falhou ao avaliar quais seriam os riscos de sua decisão no médio e longo prazos. A estratégia equivocada de TI gerou a multiplicação dos aplicativos, já que, depois disso, a cada atualização do ERP, uma nova versão com todas as aplicações em modo “somente leitura” era criada.

“Com o passar dos anos, o problema atingiu o ponto no qual a companhia possuía diversas versões do sistema de gestão, cada uma com a atualização de um fornecedor e mantida unicamente para a consulta ocasional a dados históricos da corporação”, lembra o especialista. “Além disso, a infraestrutura contava com muitas customizações feitas nos ERPs com o intuito de atender demandas pontuais das áreas de negócio”, complementa.

A complexidade do ambiente logo deu origem a buracos nos sistemas financeiros da organização, abrindo brechas para incidentes como a perda de dados. Em determinado momento, o departamento de TI eliminou um das versões do sistema de gestão que não havia sido acessada há meses. “A remoção passaria despercebida se o CFO não precisasse conferir alguns dados antigos - com o objetivo de analisar o comportamento de determinada taxa de juros - e tivesse notado que as informações financeiras de dois anos de história da empresa tinham sido perdidas”, lembra Murphy.

Além da eliminação indiscriminada, a remoção dos dados colocou a organização em uma posição contrária às normas regulatórias que deveria seguir – o que poderia ter sido um problema de consequencias inimagináveis.

De olho nessa situação, a companhia foi obrigada a criar um projeto de consolidação de aplicações, para eliminar os aplicativos redundantes e consolidar os dados financeiros em uma base confiável.

De acordo com Murphy, para tanto a empresa precisou investir mais de 2 milhões de dólares em pessoas, hardware, software e outros recursos necessários para remediar a situação gerada por uma decisão equivocada, tomada muitos anos antes.

Depois do investimento a companhia pode comemorar os seguintes retornos:

1. Eliminação de riscos para o negócio – no total, a empresa acabou com 30 aplicações obsoletas e redundantes.

2. Aumento da credibilidade do negócio – uma vez que os dados financeiros são armazenados de modo mais seguro, a empresa consegue reportá-los de forma transparente e alcançar maiores níveis de confiança no mercado.

3. Criação de políticas para arquivamento de dados – a organização agora trabalha com um único repositório de dados, o qual é integrado com a solução de BI (Business Intelligence) da companhia, para facilitar o acesso às informações.

4. Criação de programa de retenção de dados – “A empresa pode responder tranquilamente às solicitações de auditorias, provando que estão seguindo as normas do setor”, afirma Murphy.
(Thomas Wailgum)