[Departamento as quintas] Como o seu tercerizado se organiza?

Todas as quintas-feiras publicamos no portal www.gestao.adv.br um artigo inédito sobre departamentos jurídicos e seus relacionamentos internos, com escritórios terceirizados e muito mais. Nos acompanhe!

A amiga Ana Cristina Muller Klein me indagou sobre organização de escritórios, possibilidades de crescimento e maneiras de dividir as tarefas internamente para o crescimento. Um excelente tema para a nossa quinta-feira de departamentos!

Você já analisou os seus terceirizados? Como eles se organizam internamente? Você sabe como eles controlam prazos, como funciona seu atendimento ao departamento especificamente e de outros clientes, ou seja, como ele está preparado para o crescimento?

Não?

Cuidado… Quem não investe em crescimento, em mudanças constantes e para a tecnologia útil que o mercado tem pode ser um escritório que não vale a pena no seu negócio.

Vamos abordar três pontos nevrálgicos para conhecer o seu terceirizado:

1. Qual a estrutura do escritório e como ele se organiza para atendimento do departamento;

2. A postura do sócio do escritório frente ao seu negócio e clientes;

3. As áreas de futuro do negócio;

Estrutura do escritório

Existem inúmeras formas de organizar um escritório, sem sombra de dúvidas. Duas encontramos com maior incidência: Formato centralizado em clientes e o formato totalmente descentralizado.

Quanto temos o formato centralizado de clientes, normalmente um sócio ou diretor fica responsável pelo cliente e tem equipe própria para atendimento deste cliente. Isto significa um custo operacional mais alto, sem sombra de dúvidas. Todavia, muitas empresas preferem este canal de organização pois a equipe que irá atende-lo será sempre a mesma, sendo que em algumas empresas até possuem uma certa ingerência nas contratações destes funcionários.

No formato descentralizado, o escritório atende seus clientes de maneira indistinta, com núcleos por peças, áreas, ou outros. Este formato permite um atendimento de mais clientes ao mesmo tempo com um aproveitamento de custos.

Ambos formatos tem suas qualidades e os escritórios os adotam para buscar o melhor atendimento a clientes. Temos que observar que um dos pontos nucleares para o seu bom funcionamento (independente do formato) são as pessoas envolvidas, inclusive os sócios.

Postura do sócios frente a clientes e ao negócio

Alguns sócios aparecem apenas no momento da contratação e nunca mais. Outros acreditam que precisam estar presentes sempre. Outros ainda pensam que o papel do sócio é ser social e pronto.

Ledo engano.

O sócio, sempre será o sócio do negócio. Não conheço um escritório de sucesso em que os sócios não se envolvam diretamente com clientes e na problemática do escritório como um todo.

Claro, óbvio, ululante, diáfano que esta interação tem limites e regras. Senão, não haveria necessidade de funcionários, não é mesmo?

Os sócios podem ser líderes de áreas ou de clientes (conforme o formato) e terem dentro da sua estrutura diretores, coordenadores e outros para com funções específicas poderem gerenciar o cliente da melhor forma a atender suas necessidades.

Igualmente, os sócios devem estar presentes em algumas (senão todas) reuniões com clientes que envolva os diretores/sócios/donos das empresas que prestam consultoria. A advocacia se mede por confiança e credibilidade. Ver os sócios é sempre um bom motivo para isto ser reforçado.

Lembre-se que cuidar da estrutura também é importante. Um sócio não precisa saber de cor a carteira do cliente, mas com toda e absoluta certeza precisa conhecer a problemática do cliente e suas principais necessidades.

Pessoas capacitadas são essenciais. E mais, pessoas com liderança, capacidade e trato são imprescindíveis quando lidamos diretamente com o cliente. O sócio não precisa resolver tudo, mas deve ter relatórios, organização interna para conhecer tudo ou pelo menos o que é estratégico do cliente.

As áreas de futuro do negócio

E de nada adianta o sócio lhe tratar bem, você ter relatórios e ter funcionários atenciosos se o negócio ao qual você está dividindo suas questões processuais não está se adaptando as necessidades do mercado.

Por exemplo:

O terceirizado tem um departamento de controle duplo dos prazos?

Controle de tendências jurisprudenciais dos Tribunais Superiores?

Controle dos valores pedidos/contingencia/provisão por pedido, por instância, comarca e juiz?

Controle dos prazos do processo eletrônico distinto dos processos físicos?

Controle de audiências com no mínimo 15 dias e semanal?

Controle de perícias e acompanhamento das mesmas?

Controle dos casos estratégicos para a empresa?

E se tem todos estes controles, como você, departamento jurídico está ciente de tudo isto?

Temos que perceber que a organização do terceirizado influencia diretamente nos resultados que o departamento apresenta a direção.

Como o seu tercerizado se organiza?

Você sabe? Não? Cuidado… A responsabilidade não é do terceirizado é do departamento jurídico…

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr
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