[Departamento as quintas] Emails e a gestão

Todas as quintas-feiras publicamos no portal GestãoAdvBr um artigo inédito sobre departamentos jurídicos e seus relacionamentos internos, com escritórios terceirizados e muito mais. Nos acompanhe!

Conversava na semana passada com o amigo Juliano Sangalli sobre alguns assuntos e ele me trouxe uma ideia sobre  gestão e emails que divido com vocês:

Te convido a refletir sobre o que acredito ser o “mal do século”:  Os famigerados e-mails em cópia, que silenciosamente, destroem o nosso tempo. Sou contra o recebimento de e-mails “para conhecimento”, isto se faz em reuniões periódicas de update, calendário compartilhado, etc. Entendo que o email só deve ter como destinatário quem tenha o “dever de agir”, todo e-mail recebido deveria demandar uma ação de quem recebe e não simplesmente “ser lido”.

A sugestão é muito interessante. Aprendi com a amiga Sabrina Pezzi, que esta técnica de foco único, ou seja, de não ter algo apenas para ciência, vem do coaching; realmente profunda.

A reflexão que tenho é sobre dois aspectos:

1. Como gerir uma gestão de informações por reuniões de update, calendários compartilhados, etc;

2. Como mudar o hábito de gestão atual;

Para quem usa a técnica de estar ciente através de emails de “tudo” que acontece no seu departamento, quiçá na empresa, parece adequado, pois o tempo de alguém explicando aquilo tudo em uma reunião pode parecer desnecessário. Da mesma forma, muitos dizem que reuniões podem atrasar muito a empresa, precisamos estar cientes de tudo que acontece da maneira mais rápida possível.

O convite que faço àqueles que assim pensam, é no sentido do que realmente precisamos saber e o que estamos sabendo apenas por saber.

Como gestor de um departamento jurídico sou obrigado a saber tudo que a minha equipe faz, certo?

Preciso estar ciente do trabalho deles, produtividade, se eles não estão escrevendo casa com a letra z, certo?

Preciso acompanhar as comunicações com as demais áreas da empresa e por aí vai, certo?

Será mesmo? Seria o email a única alternativa viável para estas informações existirem, se é que são todas realmente úteis ao gestor?

Concordo com o Juliano e penso que não. Primeiro, nem todas as informações são essenciais ao gestor. Se você não confia que um colaborador seu vai escrever certo ou adequado, melhor não tê-lo. Se você pensa que o colaborador vai brigar com o restante da empresa, para que ter ele na sua equipe?

Precisamos compreender que ter foco é fundamental. Precisamos compreender que devemos estar cientes do que ocorre dentro do departamento com segurança, com informações essenciais, mas as minúcias nós precisamos deixar os envolvidos resolverem. Se fosse para tudo o gestor resolver, porque ter colaboradores?

Se você tem uma reunião semanal com uma pauta clara definida (audiências, comunicação interna, sistema, relatórios, provisões, etc) e mais uma reunião macro mensal ou quinzenal de outros assuntos (pessoas, desenvolvimento, tarefas, etc), sendo sempre copiado naqueles emails que você, gestor, precisa dizer algo a respeito o seu tempo está sendo respeitado e otimizado.

Muitos afirmam não terem tempo para nada, mas acabam perdendo tempo em situações desnecessárias, tais como:

* Ler emails para saber se um colaborador pediu a área X um documento; (pra quê? Será que ele não sabe as tarefas dele? Será que ele vai mandar porque precisa copiar o gestor ou porque é a sua função?)

* Reuniões sem pauta e com duração maior que 1h30m (sem pauta, qualquer assunto leva mais de 30 minutos para ser debatido, fora as saidas de assunto normais de qualquer reunião. Tenha foco. Seja objetivo. Valorize o seu tempo).

* Estar em reuniões de outras áreas; (somente se for estratégico para a empresa. Caso contrário, alguém qualificado do departamento jurídico deve ir. O gestor deve medir seu tempo gasto sempre)

Enfim, existem inúmeras situações onde o tempo do gestor não precisa ser empregado e poderia estar empregando este tempo em gerir melhor a sua equipe, em criar soluções práticas para ganhar mais tempo, etc.

Agora, como fazer isto acontecer na prática?

Inicie pelo básico: Crie as reuniões e as pautas. Depois peça aos colaboradores para não lhe copiarem os emails que não necessitem de interação sua. Esteja atento que neste período de mudança serão necessários ajustes, tanto de funções internas dos colaboradores como suas.

Inicie por você, gestor. Toda mudança tem que vir do líder para ser aceita.

E você leitor? O que pensa de tudo isto? Como aplica isto no seu departamento? Divida conosco suas experiências…

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr
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