[Departamento as quintas] Como fazer reuniões na prática!

Todas as quintas-feiras publicamos no portal GestãoAdvBr um artigo inédito sobre departamentos jurídicos e seus relacionamentos internos, com escritórios terceirizados e muito mais. Nos acompanhe!

Talvez uma das principais dúvidas, dificuldades e necessidades de hoje no universo corporativo: Como ter reuniões produtivas.

Existem várias dicas, mas hoje colacionaremos dicas realmente práticas.

Vamos iniciar com um checklist, passamos as 3 leis das reuniões produtivas e finalizamos com 6 dicas de evitar reuniões improdutivas.

Vamos começar com o papa da gestão do tempo, Christian Barbosa, com um check list arrebatador:

CHECKLIST PARA REUNIÕES PRODUTIVAS Christian Barbosa Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/Checklist-para-reunioes-produtivas_123

Abaixo temos um checklist que você e sua equipe devem fazer para conseguir reuniões mais produtivas no ambiente de trabalho. Dividi o processo da reunião, em 3 etapas: a Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); a Condução (que é a própria reunião) e o Acompanhamento (que é a pós-reunião). Fique a vontade para customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e evitar os principais problemas das reuniões.   Convocação   (  ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada   (  ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunião   (  ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunião   (  ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos.   (  ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos.   (  ) Reservei o horário da sala de reuniões   (  ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc)   (  ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar atrasos.   (  ) Confirmei a participação das pessoas na reunião   Condução   (  ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião   (  ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a reunião no horário.   (  ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo conduzida seguindo esta pauta.   (  ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após a reunião.   (  ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião.   (  ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião.   (  ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo.   (  ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da reunião e o que pode ser melhorado nas próximas.   Acompanhamento   (  ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões.   (  ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail.   (  ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas.

Cumpriu o check list? Já tem as diretrizes da reunião?

Que tal antes de começar a reunião, você estudar as 3 leis básicas de uma reunião produtiva?

Rodrigo Cardoso nos brinda com estas leis:

Primeira Lei: Ter objetivo definido.

Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se espera como resultado, quanto tempo se tem disponível para cada tópico.

Dica:  Faça uma pauta clara, escrita e com tempo pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue para os participantes .

Segunda Lei: Priorizar tarefas.

O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil.

Dica:  Enumere os assuntos por ordem de importância .

Terceira Lei: Delegar e Cobrar.

Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias estão participando. Delegue responsabilidade quando possível. Lembre-se de cobrar os resultados na próxima reunião ou no término do prazo de cada tarefa.

Dica:  Registre os assuntos discutidos e tenha certeza de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos definidos e responsabilidades assumidas . Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/As-3-Leis-da-Reuniao-Produtiva_122

Agora sim! Temos um checklist para nos prepararmos e leis para torna-las atraentes e produtivas.

Vamos então analisar os 6 passos para evitar reuniões improdutivas:

1 Funções devem ser divididas

Anarquia não leva a lugar algum. Especialistas recomendam que sejam estabelecidos papéis para os participantes. “Quando não há uma liderança clara, a tendência é de improdutividade”, diz Andrea Piscitelli, especialista em gestão de tempo.

Conversas paralelas, brincadeiras fora de hora e falta de foco são problemas que podem ser evitados com a organização das funções. Meira sugere a nomeação de, ao menos, três papéis: o líder, o facilitador e o responsável pelo tempo.

2 Objetivo geral e pauta bem definidos

Pauta muito diversificada e não priorizada desvia o foco, diz Andrea. “Se uma reunião não tem um objetivo, está fadada ao fracasso”, diz Meira.

O objetivo geral pode ser dividido em tópicos, diz Meira. “Para cada subitem, deve ser estabelecido um tempo de discussão”, explica. Além disso, o escopo da reunião deve ser enviado previamente a todos os participantes.

3 Lista enxuta de participantes

A lista de convocados requer cuidado. Convocar pessoas além da conta atrasa a tomada de decisões diz Meira. “É comum convidar participantes para que eles apenas fiquem informados sobre o assunto”, diz.

A ata da reunião pode cumprir a função de atualizar outros funcionários, recomendam os especialistas. De acordo com Andrea, uma reunião com mais de cinco pessoas demanda mais assertividade do líder para garantir a produtividade.

4 Fazer a lição de casa

Grande parte das reuniões demanda uma preparação prévia dos convocados. “Cair de paraquedas é um grande entrave para o grupo”, diz Andrea. Meira concorda: “Se os participantes partem do ponto zero perde-se um tempo precioso”.

5 Horários respeitados

O encontro deve ter hora para começar e para terminar. Além disso, a pontualidade transmite a mensagem que horários devem ser respeitados na empresa, segundo Meira.

A duração ideal é de no máximo duas horas, de acordo com Andrea. “Do contrário, a produtividade cai e as pessoas começam a fazer outras coisas, como acessar e-mails, atender ligações ou até pensar na lista de supermercado”, diz.

6 Elaborar um plano de ação

A falta de continuidade também é uma queixa frequente após as reuniões, dizem os especialistas. A ausência de soluções e definição dos próximos passos pode resultar em desengajamento, na opinião de Andrea.

Meira diz que estabelecer um plano de ação é fundamental. “Ele deve conter as tarefas específicas e seus executores, além dos prazos”. Uma dica é anexar o plano de ação à ata da reunião. “Seria o ideal”, diz Meira.

Fonte: http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/como-evitar-que-a-reuniao-seja-uma-perda-de-tempo?page=1

O que ainda falta?

Falta agora pessoas certas, objetivos comuns, decisões escorreitas e muita energia de todos os participantes para que os objetivos sejam alcançados!

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestaoAdvBr

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