Como iniciar a gestão do seu escritório?

Esta pergunta talvez seja a mais difícil de responder quando falamos em gestão. Muitos falam de modelos prontos, seja BSC, ISO, etc, mas, mesmo pegando estas ideias gerais sempre surge a mesma problemática: E no meu negócio, como fazer isto funcionar?

Eu, particularmente, penso que a gestão está dentro de cada negócio e não o inverso. O mesmo vale para a tecnologia. Aliás, o mesmo vale para a nossa vida em essência: Porque procurar fora de nós se as respostas estão na maior viagem que podemos fazer nesta vida: Descobrir a nós mesmos.

Vamos fazer o mesmo na gestão do nosso negócio: Vamos buscar respostas dentro do mesmo.

Como assim?

A gestão do seu negócio passa por três filtros: Definições, rotinas e sistema. Cada um se traduz no início da viagem de descobrir a gestão, bem como a eficiência e eficácia do seu negócio.

Definições

As definições do seu negócio são aquelas que devem ser tomadas antes de qualquer outra abordagem. São as definições macro, as mais abrangentes, aquelas que iniciam qualquer processo de reflexão.

Ou seja, estamos falando de definições do tipo:

1. Qual o tipo de clientes que busco? (pessoa física/jurídica/ambos)

2. Quais as áreas de atuação do meu escritório?

3. Dentro destas áreas de atuação, quais produtos tenho?

4. Tenho colaboradores com perfil de liderança?

5. O parque tecnológico do meu escritório está preparado para o processo virtual?

6. Quais são meus diferenciais competitivos em relação a outros escritórios?

7. Como a minha mídia eletronica está impactando meus clientes?

8. Entre outros questionamentos...

Por óbvio, cada escritório irá responder estas e outras perguntas para iniciar o conhecimento sobre si mesmo. Importante é que tudo que é respondido não deve ser apenas verbal, tem que estar escrito/digitado para poder servir de parametro depois.

A gestão está intimamente ligada a estas respostas. Quer ver o grau de dificuldade de se fazer gestão? Tente responder estas 7 perguntas de maneira completa e crítica. Aí está o primeiro desafio a ser superado.

Rotinas

Não basta escrever as rotinas. Tem que se fazer uma crítica a elas. Como sempre afirmo, fazer gestão é criticar os procedimentos (e jamais as pessoas).

Como assim?

A primeira etapa será de escrever como as rotinas estão hoje desenhadas. Ou seja, um cliente é atendido, quem atende, anota que tipo de dados, coloca aonde (sistema ou na pasta) depois esta informação e documentos vão para onde no escritório, é agendado algum prazo para isto? E por aí vai.

Depois desta rotina escrita, fica bem mais fácil de identificar os gargalos e iniciar as correções. Por isto, depois de identificadas as rotinas é que iniciamos a crítica/gestão delas.

Aspectos muito comuns em rotinas equivocadas:

* Documento sai de um setor, é registrado por outro e retorna ao setor de origem (vai e vem de documentos/informações);

* Duas pessoas se envolvem na mesma atividade em pontas diferentes (um grampea, outro arquiva);

* Funcionários com custo elevado fazendo tarefas simples (Sócio tendo que fazer petições de juntada);

* Documentos impressos e depois jogados fora;

* Não armazenamento de petições de forma sistêmica (organizada dentro da pasta e no sistema de gerenciamento do escritório);

* Setores estratégicos, como assinatura de peças para ida ao forum, tendo retrabalho, como sendo assinada as peças várias vezes por dia;

* e por aí vai...

Ou seja, criticar as rotinas é pensar de uma maneira lógica e racional em como elas podem ser simplificadas sem qualquer tipo de prejuízo. Só esta reflexão trará ao seu escritório maior rentabilidade, economia de tempo e evitará gastos desnecessários.

Sistema

E todo este tempo investido em mudanças de rotinas, quebra de paradigmas de pensamento e ação do escritório realmente irá se perpetuar e consolidar com um sistema adequado a sua necessidade.

Com isto afirmo que conheço escritórios que trabalham em Excel, conheço outros que trabalham com softwares simples e outros ainda com softwares de altíssima geração. Cada qual dentro da sua necessidade.

O software deve ser algo útil e não um fardo.

Muitos escritórios que trabalhei e trabalho precisam apenas de treinamento, maior gestão interna e adaptação do software a sua gestão e não a gestão que supostamente o software possa gerar.

Quem manda nas suas rotinas internas é o escritório e não o software! O mesmo vale para você: Quem manda em você é você mesmo e não outras pessoas, por mais que possamos fazer concessões para outras pessoas, como fizemos em softwares mais simples para aproveitar bem as suas funcionalidades.

Algumas perguntas básicas que um simples relatório do seu software deve responder:

1. Quantos processos ativos tenho?

2. Destes, quantos estão na fase de inicial/sentença/recurso/transito em julgado?

3. Quantos alvarás eu tenho para sacar e quantos estão em fase de sair alvará (para serem agilizados)?

4. Quantos clientes foram prospectados pelo escritório nos últimos 6 meses?

5. Quantos prazos tenho para cumprir por semana?

6. Quantos processos tem prognóstico de possível (principalmente quem atua no empresarial)?

7. Para determinado cliente, qual o valor do risco da minha carteira (principalmente quem atua no empresarial)?

8. Quando foi o último contato do cliente o escritório?

9. Como posso contatar meu cliente (etiquetas para carta ou email) para informar novo endereço?

10. E muito mais...

Se o seu software não responde estas 9 perguntas básicas, ele não está alinhado a gestão do seu negócio. Isto que nem foram elencados pontos como o financeiro do negócio com perguntas do tipo: Quanto custa  este processo? Se cobrei do cliente x, e o processo custou y, mais z de anos no judiciário, qual foi a minha lucratividade? Etc...

Enfim,

Com definições macro do seu negócio, realinhamento de rotinas e um software adequado a suas necessidades temos o início da gestão do seu negócio.

Não se iluda, não se aplica gestão a um escritório/empresa em pouco tempo. Além de tudo que temos que fazer em termos de aplicabilidade da gestão, temos o desafio de motivar pessoas, encantar clientes, quebrar resistências, etc.

Isto leva tempo. Mas, não é perda de tempo. É investimento de tempo que se ganha no futuro, economizando capital para reinvestir no próprio negócio.

Em suma, a gestão é a roda do sucesso, onde jamais pode-se parar!

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Diretor da Consultoria GestaoAdvBr
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