Simpress lança GED para otimizar processos contratuais

segunda-feira, 21 de março de 2011, 21h57 - TI Inside

Após um mapeamento completo das necessidades do mercado, a Simpress, anunciou nesta segunda-feira, 21/3, um pacote de soluções de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), especificamente voltado para atender às necessidades das áreas de contratos nas empresas.

Paulo Theophilo, diretor de marketing e negócios da Simpress, explica que a experiência da empresa permitiu sintetizar uma solução que atende às principais necessidades da área de gestão de contratos, como controle na troca de emails e outras informações com o cliente, centralização de dados e gerenciamento da vigência do contrato e de seus aditivos. “A solução permite maior agilidade nos processos internos, já que padroniza as operações e facilita a consulta ao sistema de forma organizada e totalmente digital, além de diminuir o custo das atividades e o espaço com papéis, atendendo às demandas mais críticas da área de impressão”, destaca.

De acordo com a experiência da empresa, foram desenvolvidas algumas aplicações no modelo “cross industry”, com o objetivo de atender demandas recorrentes em todas as empresas. Para isso, a Simpress oferece serviços de digitalização e de gestão de arquivos via web, permitindo o armazenamento e a padronização de dados para facilitar a localização de contratos e outros documentos, aumentando a capacidade de gestão, como controle de minutas, aviso a todos os envolvidos sobre os vencimentos, datas e outras aplicações de forma totalmente automatizada.

Além disso, os emails relevantes para negociação podem ser armazenados junto com o contrato para facilitar o entendimento do processo. Também é possível ter uma visão geral do contrato em uma única busca, documentação segura de todo o processo de negociação, garantia de atualização dos termos dos contratos, os documentos podem ser indexados e organizados por datas de alteração e a solução pode ser completamente integrada ao sistema de cada empresa, com a aderência necessária às normas que regem o negócio.

Esta é uma forma inteligente de reduzir custos e aumentar a produtividade das empresas, pois o estudo da Simpress permitiu uma abordagem mais simplificada, já que apresentamos todas as soluções voltadas para gerenciamento de dados de forma proativa para atender às necessidades das empresas e otimizar os negócios de nossos clientes. Porém, apesar do estudo permitir um mapeamento geral e facilitar as aplicações de forma mais simples e rápida, os projetos podem ser customizados e adaptados às necessidades específicas de cada empresa, integrando outros serviços e equipamentos de acordo com cada demanda”, finaliza Theophilo.

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COMENTÁRIOS DO MAURO

Certamente as áreas de gerenciamento de contratode uma empresa precisam de uma ferramenta versátil de GED para operar, mas, a princípio, a maioria das empresas precisam gerenciar os seus documentos eletrônicos de forma prática e ágil, e alguns ERP de mercado já estão com alguns recursos de GED, que pode ser desde um simples direcionamento de arquivo na rede com um metadado até uma estrutura bem avançada de gerenciamento com controle completo da digitalização e de envio de documentos.

Indiferente do tamanho da sua empresa, existem soluções bem viáveis de GED (dentro ou fora do seu ERP) que podem te ajudar em muito... pode ser até que isso seja o pequeno diferencial que vai modificar a dinâmica dos seus negócios.


Mãos e Mentes a Obra!!!

Abraços;

Mauro Cesar
mauro.oliveira@vilelaleite.com.br